ХОДАТАЙСТВО О НАГРАЖДЕНИИ БЛАГОДАРСТВЕННЫМ ЛИСТОМ

Ходатайство о награждении благодарственным листом – это официальная бумага, которую руководитель структурного подразделения или отдела предприятия может заявить в адрес директора компании с целью наградить своего подчинённого. Трудовой кодекс РФ предусматривает возможность не только наказывать работников, но также и поощрять их.

Поощрение на работе

Поощрение на работе прямо предусматривается 191 статьей Трудового кодекса РФ. Если в случае с дисциплинарными взысканиями законодатель выделяет исчерпывающий перечень способов наказания, то вот с награждением подобного списка нет. Таким образом способ поощрения целиком и полностью отдаётся на откуп работодателям. Обычно применяются благодарственные листы, почётные грамоты, звания лучших по профессии и так далее.

Как правило, награждение приурочивается к какой-либо круглой дате: годовщина предприятия, выслуга лет, закрытие крупного проекта и прочие поводы. Если в большинстве случаев инициатива награждения исходит непосредственно от директора компании, то в нашем случае просить о награждении будет непосредственный руководитель работника.

Ходатайство о поощрении

С ходатайством о награждении благодарственным листом обычно выступает начальник отдела, в котором трудится отличившийся сотрудник. Придуманная давным-давно система кнута и пряника показала свою эффективность на протяжении многих веков, опытные работодатели применяют её и по сей день. Если регулярно приставлять отличившихся работников к наградам, это будет повышать их мотивацию, увеличивать желание трудиться. Хороший руководитель это знает и не пренебрегает возможностью наградить своего подчинённого.

Благодарственный лист представляет собой бумагу, подписанную руководителем предприятия, с проставленным оттиском фирменного штампа организации. Премию работник пустит на бытовые расходы или приобретёт какую-то вещь, а через время и вовсе забудет, что его награждали, а благодарственный лист останется с ним навсегда. Как правило, одним листом награждение не обходится. Женщинам вручают цветы, а мужчинам – часы, запонки и так далее. Также будет неплохо поднять в ходатайстве вопрос относительно премирования отличившегося сотрудника.

Награждение

Если руководитель предприятия удовлетворит ходатайство начальника отдела, будет отдано распоряжение представителям отдела кадров подготовить всю процедуру. Им потребуется приобрести бланк для заполнения благодарственного листа, определиться с подарками. Любые списания денежных средств организации, в том числе и на подарки работникам, должны быть документально подтверждены. Казалось бы, простая ситуация в виде вручения благодарственного листа требует задействования представителей бухгалтерии и кадровой службы.

Само награждение обычно происходит в торжественной обстановке. Сотрудников предприятия собирают вместе в большом помещении, объявляют о выдающихся достижениях коллеги, прилюдно поздравляют и вручают благодарственный лист, иные ценные подарки.

Форма документа

Ходатайство о награждении благодарственным листом относится к той разновидности документов, к которым актуальное законодательство не предъявляет никаких строгих требований. Это значит, что ответственный работник вправе сформировать официальную бумагу в свободной форме. Обычно за основу берутся другие документы схожего характера.

Как бы то ни было, исполнителю придётся придерживаться общих правил делового документооборота. Речь идёт о соблюдении правил русского языка, использовании делового стиля общения и так далее.

Написать текст ходатайства можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Данный аспект никоим образом не отразится на значимости документа или сроках его рассмотрения.

Инструкция по составлению ходатайства

Ходатайство о награждении благодарственным листом по своей структуре разделяется на три смысловых блока: шапка, основная часть с разъяснением сути обращения, просительная часть с выдвижением просьбы о приставлении сотрудника к награде. Рассмотрим особенности заполнения каждого из них.

В шапке ходатайства следует прописать, кому и от кого оно подаётся. Для этого укажем ФИО руководителя компании и его должность, полное наименование фирмы со ссылкой на организационно-правовую форму. Затем здесь же обозначаем ФИО и должность заявителя ходатайства.

Ниже по документу разъясняем суть нашего ходатайства. Утверждаем, что конкретного сотрудника необходимо приставить к награде в виде благодарственного листа, объясняем причины. Речь может идти о приближении значимой круглой даты, выдающихся достижениях на работе или профессиональном празднике, или чём-то ещё. В качестве приложения к ходатайству можно прикрепить документы, подтверждающие достижения сотрудника. Это могут быть различные отчёты, судебные решения и так далее.

В завершение работы с официальной бумагой обращаемся к руководителю предприятия, просим его рассмотреть возможность награждения, приставить сотрудника к благодарственному листу. Как показывает практика, руководство никогда не отказывает на подобные ходатайства, идёт навстречу.

Подписываем итоговый вариант ходатайства, передаём руководителю на рассмотрение лично в руки или через посредника. В качестве посредника может выступить заместитель, начальник отдела кадров или секретарь, работающий в приёмной.

Награждение особо отличившихся сотрудников почетными грамотами – один из наиболее эффективных способов их морального мотивирования к дальнейшему ударному труду. Это право работодателя закреплено в законодательстве РФ. Данный вид поощрения широко распространен и носит практически повсеместный характер. Однако, чтобы наградить сотрудников с соблюдением всех установленных законом норм, необходимо следовать определенному порядку.

Причины для написания ходатайства

В соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель вправе поощрить работников различными наградами. Почетная грамота ─ одно из немногих поощрений, которые не требуют дополнительных расходов. При этом повод для награждения ею может быть любое рабочее достижение. Для этого не обязательно совершать какой-то глобальный трудовой подвиг, это может быть просто отличное выполнение своих трудовых обязанностей вкупе с неукоснительным соблюдением трудовой дисциплины. Однако, чаще всего, сотрудники награждаются за:

Как правило, само награждение почетными грамотами бывает приурочено к какому-либо ответственному или праздничному мероприятию и проходит в торжественной обстановке при полном собрании сотрудников предприятия.

Алгоритм действий, предшествующих награждению

Порядок проведения награждения, как и основания для него, должны быть прописаны во внутренних нормативных актах компании. Они четко регламентируют, как, когда и кому следует вручать почетные грамоты.

Что касается текста ходатайства, то если раньше его нужно было составлять, то сейчас действует рекомендованный шаблон. Его использовать необязательно, но лаконичное содержание позволит значительно сократить время. Далее на основании этого документа руководитель издает приказ о награждении.

Затем приобретается или разрабатывается бланк почетной грамоты, который должен выглядеть максимально солидно и достойно, и после внесения в него всех необходимых сведений, в торжественной обстановке грамота вручается сотруднику.

В конце информацию о награждении почетной грамотой обязательно нужно внести в трудовую книжку в соответствии с п. 25 Приказа Минтруда № 320н. Запись делают в разделе «Сведения о награждении», где надо описать достижение, указать номер грамоты, а также данные сторон.

Следует отметить, что согласия профсоюзного комитета для такого рода процедуры не требуется – это является абсолютной прерогативой руководства.

Кто составляет ходатайство

Обычно данный документ пишет руководитель структурного подразделения или непосредственный начальник отличившегося сотрудника. Ходатайство составляется на имя руководителя компании, который и принимает окончательное решение о награждении. Надо сказать, что чаще всего данная процедура имеет чисто формальный характер, поскольку награждение почетной грамотой, являясь, безусловно эффективным нематериальным стимулом, не требует каких-либо особых затрат со стороны организации. Однако расходы неизбежны, если к грамоте прилагается премия или другое денежное вознаграждение.

Ходатайство руководителю нужно подавать заранее. Обычно период указан во внутреннем «Положении о поощрении сотрудников», но если нет – то, как минимум, за две недели до предполагаемого награждения.

Правила составления документа

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца ходатайства нет, поэтому работники предприятий вправе писать его в произвольной форме или же составлять в соответствии с разработанным и утвержденным в учетной политике фирмы, шаблоном. В любом случае, данный документ должен включать:

К ходатайству могут быть присовокуплены какие-либо дополнительные документы (характеристика, выписка из трудовой книжки о стаже работы, свидетельства об особых достижениях и т.д.), которые также должны быть включены в виде приложения отдельным пунктом.

Отметим, ходатайство может включать несколько работников. Но если каждый отличился в чем-то конкретно, то желательно составить соответствующее количество запросов.

Как оформлять ходатайство о награждении почетной грамотой

Ходатайство может быть написано от руки или же напечатано на компьютере, как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Оно обязательно должно содержать в себе оригинал подписи ответственного лица, то есть непосредственного руководителя сотрудника, за которого пишется ходатайство. Документ составляется в единственном экземпляре и визируется у секретаря организации. Затем он служит основанием для вынесения приказа от лица директора фирмы о награждении, после чего отправляется в архив предприятия.

Пример составления ходатайства о награждении сотрудника

Если к ходатайству прикладывали дополнительные документы, то их необходимо перечислить перед подписью ответственного лица.