РАЗЪЯСНИТЕ ПОЖАЛУЙСТА ПРОЦЕСС СОЗДАНИЯ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИХ НАЗНАЧЕНИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ РАБОТОДАТЕЛЕЙ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИХ ВЫПОЛНЕНИЮ

Что это такое, какие акты работодатель должен принять обязательно, как их применять

Многие вопросы повседневной жизни организации, а также ее отношений с работниками не регулируются напрямую Трудовым кодексом или иными нормативными правовыми актами (федеральными законами, приказами министерств и т.д.). Ведь в отличие от других отраслей права, в сфере трудовых правоотношений работодатель может сам выступить в роли нормотворца. То есть принять локальные акты, исполнять которые будут обязаны все работники. Более того, в некоторых случаях принятие подобного акта — обязанность организации! Что же такое локальный акт? Какие акты и когда работодатель должен принять в обязательном порядке? Как правильно применять нормы этих актов? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Бухгалтеры постоянно сталкиваются с договорами.

На курсе повышения квалификации

Супер-акция до 13 августа: обучение с удостоврением ФИС ФРДО за 4990 руб. Успейте записаться со скидкой

В каждой организации – в одной меньше, в другой больше – существуют свои локальные нормативные акты. Это различные положения, инструкции, правила и т. п. При этом есть общеустановленные локальные акты, обязательные для всех организаций без исключения, а есть принятые на усмотрение работодателя. Так или иначе, любой локальный акт обязателен и для работников, и для работодателя – если только не противоречит законодательству. Что относится к локальным нормативным актам? В каком порядке они утверждаются? С кем согласовываются? На кого распространяются? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в этой статье.

Что не относится к локальным нормативным актам

Не относятся к локальным нормативным актам приказы о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, выплате премий или матпомощи и другие документы однократного применения или касающиеся одного работника.

Образец положения об оплате труда

Положение об оплате труда необходимо, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК). Такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии.

Так, определением Санкт-Петербургского городского суда от 15.04.2010 № 4755 подтверждено, что работодатель вправе был не выплачивать премию в определенном размере ежемесячно, поскольку условие об обязательном начислении премии фиксированного размера не содержалось ни в трудовом договоре работника, ни в положении об оплате труда, действующем у работодателя.

В этом локальном нормативном акте работодатель вправе прописать условия и порядок начисления различных доплат, если в ПВТР такие положения отсутствуют, например, доплата за работу в вечернюю смену.

Положение об оплате труда (при отсутствии аналогичных норм в ПВТР) должно содержать порядок и условия выплаты дополнительного вознаграждения работникам, которым в силу ч. 3 ст. 112 ТК оно должно быть начислено.

Данным локальным нормативным актом также можно устанавливать нормы труда. Согласно статье 162 ТК их введение, замена и пересмотр могут предусматриваться локальными нормативными актам.

В связи с этим если в организации принимаются решения, касающиеся норм труда, то работодатель обязан иметь документ, которым регулируются соответствующие правила и условия.

К статье приложен образец положения об оплате труда с которым можно ознакомиться.

Как отличить локальный нормативный от других кадровых документов

О возможности работодателя самостоятельно принимать локальные нормативные акты говорится в статье 8 Трудового кодекса, согласно части 1 которой такое право есть у организаций и ИП-работодателей. Однако определения локального нормативного акта данная статья не содержит, отмечая, лишь, что они в обязательном порядке должны содержать нормы трудового права.

Собственно, именно это уточнение и позволяет отделить локальные нормативные акты от прочих кадровых документов, издаваемых работодателем. Ведь норма права — это общеобязательное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение (п. 2 приложения к Постановлению Государственной Думы Федерального Собрания РФ от 11.11.96 № 781-II ГД).

Оттолкнувшись от приведенной цитаты, можно дать определение локальному нормативному акту.

Это внутренний документ работодателя (организации или ИП), который рассчитан на неоднократное применение. Он устанавливает права и обязанности как самого работодателя, так и его работников (либо всех, либо отдельных категорий) в той части трудовых правоотношений, которая напрямую трудовым законодательством не урегулирована.

В том, что данный документ рассчитан на многократное применение, заключается отличие локальных актов от прочих кадровых документов, оформляемых организацией. Так, различные приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании, направлении в командировку и т.п.) используются только один раз в отношении конкретного работника в конкретной ситуации, и на многократное применение не рассчитаны. Именно поэтому приказ, скажем, о приеме на работу не относится к локальным правовым актам, хотя он и устанавливает права и обязанности. Такой приказ является актом применения права.

А вот, к примеру, положение о премировании, или положение о командировках — акты, которые могут и должны использоваться каждый раз при назначении премии или при направлении в командировку. Причем, эти акты работодатель может применить к любому работнику и в любой момент. Так что названные документы определенно рассчитаны на многократное применение и устанавливают взаимные права и обязанности работодателя и работников. А значит, положение о премировании или командировках может служить классическим примером локального нормативного акта.

Трудовой договор или локальный акт?

Итак, с правовой природой и признаками локальных актов мы разобрались. Теперь необходимо определиться с его юридической силой, т.е. местом в иерархии других актов, регулирующих трудовые отношения. В статье 8 ТК РФ прямо сказано, что локальные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с тем, что зафиксировано в трудовом законодательстве, а также в коллективных договорах и соглашениях. В случае, если локальный акт содержит подобные нормы, то они не применяются.

Из этого очевидно, что юридическая сила локального акта меньше, чем у Трудового кодекса, законов и иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти или местного самоуправления. И ниже, чем у коллективных договоров и соглашений.

Обобщим. Локальные акты, как документы, действующие только в рамках одной организации (или ИП-работодателя), по своему юридическому статусу стоят на две ступени ниже законов и подзаконных актов, которые определяют права и обязанности всех работодателей в стране, и отраслевых и межотраслевых соглашений, которые регулируют отношения определенных групп работодателей. А по отношению к коллективному договору (для заключения которого предусмотрена весьма сложная процедура) локальные акты стоят на ступень ниже.

Что же касается соотношения между локальным актом и трудовым договором, то четкой нормы о том, какой из документов главнее в Трудовом кодексе мы не найдем. При этом, согласно ст. 9 ТК РФ, трудовой договор не может содержать условий, ограничивающих права, или снижающих уровень гарантий по работникам по сравнению с тем, что установлен в локальном акте. Из этого следует, что локальный акт, действующий на момент заключения трудового договора (или внесения в него изменений), имеет бо́льшую юридическую силу.

А вот обратная ситуация, когда новый локальный акт вступает в противоречие с трудовым договором, в Трудовом кодексе не урегулирована. Однако, учитывая, что утверждение работодателем локального акта в силу ст. 72 ТК РФ не является основанием для внесения изменения в трудовой договор, можно предположить, что в данном случае приоритет будет за трудовым договором.

Таким образом, в отношениях между локальными актами и трудовыми договорами действует принцип более ранней даты: приоритет имеет тот документ, который принят (подписан) первым.

Оформление локального нормативного акта

При составлении локального нормативного акта нужно уделять внимание не только его содержанию, которое основывается на нормативных правовых актах, но и форме. При оформлении можно воспользоваться положениями ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст).

Согласно данному ГОСТу для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который включает в себя:

Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Что касается структуры локального акта, он, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30‑2003«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (таких как положение, должностная инструкция), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Приведем пример структуры некоторых документов.

Локальные нормативные акты могут содержать приложения. В этом случае делается отметка о наличии приложения. Сделать такую отметку можно в конце документа, например: «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.». На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь с основным документом, например: «Приложение № 1 к Положению о структурном подразделении от 13.01.2014».

Локальный акт подписывается работником, его разработавшим. Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого, если документ проходил согласование с другими должностными лицами, оформляется виза согласования, включающая подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.

На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.

Если локальный нормативный акт принимается с учетом мнения представительного органа работников, факт учета этого мнения оформляется с помощью специального грифа, который проставляется в левом верхнем углу и выглядит следующим образом.

от 13.01.2014 № 1

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения», который ставится в правом верхнем углу. Утверждаться акт может приказом работодателя и отметка будет такая:

приказом ООО «Юпитер»

от 15.01.2014 № 1

Акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. См. образец:

Директор ООО «Юпитер»

Марсов,       А. В. Марсов

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Кто разрабатывает локальные нормативные акты в организации

Для разработки локальных нормативных актов нередко создают рабочие группы из сотрудников отдела кадров, юридического отдела, бухгалтерии.

При необходимости в ее состав включают руководителей подразделений, в отношении которых разрабатывается акт.

Это позволяет решить все спорные вопросы и согласовать документ с заинтересованными подразделениями еще на стадии разработки.

Состав рабочей группы и порядок ее работы целесообразно закрепить в соответствующем приказе. Поскольку законодательством форма такого приказа не предусмотрена, работодатель вправе определить ее самостоятельно. Участников рабочей группы необходимо ознакомить с приказом под подпись.

На практике проект локального нормативного акта разрабатывает участник рабочей группы, назначенный руководителем группы. Остальные члены вправе вносить предложения и замечания в ходе подготовки проекта документа.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

В случае изменения законодательства, акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, но важно, чтобы такие изменения не ухудшали положение работников по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями.

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

Отмену локального акта также следует оформить приказом, за исключением случаев, когда срок действия такого акта истек автоматически.

В соответствии со ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка организации обычно являются приложением к коллективному договору, который заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ст. 43 ТК РФ). Поэтому если в организации существует коллективный договор, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не может превышать трех лет со дня его подписания либо со дня, установленного коллективным договором. Если коллективный договор в организации отсутствует, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не ограничен.

Оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте – в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. В любом случае у работника всегда должна быть возможность при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.

Работодатель также обязан хранить недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В соответствии с этим перечнем практически все локальные нормативные акты хранятся в организации, в которой они были разработаны и утверждены, постоянно.

В заключение обратим внимание на следующее: несмотря на довольно разнообразное количество образцов локальных нормативных актов, не стоит торопиться применять их для своей организации. Лучше подойти к процессу разработки таких документов творчески, применяя при этом не только нормы трудового законодательства, но и действующие в организации коллективные договоры, соглашения и другие нормативные акты.

Что относится к локальным нормативным актам

Наиболее распространенные формы локальных нормативных актов – это положение, правила и инструкция.

Локальные нормативные акты можно разделить на:

К обязательным локальным нормативным актам компании относят:

Какие локальные акты работодатель обязан принять

Перейдем к следующему вопросу: когда работодатель может издать тот или иной локальный акт? В статье 8 ТК РФ прямого ответа на этот вопрос нет. Там говорится, что акты принимаются работодателем «в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями».

Из данной цитаты можно сделать следующие выводы. Во-первых, работодатель может (а иногда — должен) принимать подобные акты в случаях, прямо указанных в Трудовом кодексе, или иных нормативных правовых актах. Таких случаев в ТК РФ не мало. Причем, в некоторых из них речь идет именно об обязанности работодателя по принятию соответствующего локального акта. Например, работодатель обязан принять следующие локальные акты:

Есть подобные требования и в других законодательных актах. В частности, в силу п. 1 и 2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.07.04 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» работодатель обязан утвердить. Положение об охране коммерческой тайны, если в трудовой договор хотя бы с одним работником включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну.

Абзац 6 п. 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций (утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.03 № 1/29) обязывает работодателя утвердить Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте. Этот акт принимается, если работодатель решил не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов.

Наконец, не стоит забывать про требования Правил противопожарного режима в Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.04.12 № 390). Согласно п. 2 Правил, в компании должна быть утверждена Инструкция о мерах пожарной безопасности.

В других случаях утверждение локального акта, даже прямо упомянутого в ТК РФ, может быть правом, а не обязанностью работодателя. К примеру, если в компании не создается производственный совет, то и утверждать соответствующий локальный акт не требуется (ст. 22 ТК РФ). Приведем и другой пример. Если представлять работодателя при заключении коллективного договора будет непосредственно руководитель, то утверждать специальный локальный акт, содержащий перечень уполномоченных на ведение переговоров лиц, не обязательно (ст. 33 ТК РФ).

Отдельную группу локальных актов составляют те, которые посвящены вопросам, в принципе не урегулированным трудовым законодательством. Решение о необходимости разработки и утверждения подобных документов, а также об их содержании работодатель принимает самостоятельно. Так, работодатель может принять локальный акт, регулирующий порядок уведомления сотрудником работодателя об использовании личного имущества в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Или положение, регулирующее порядок обеспечения иногородних сотрудников жильем.

Кто утверждает локальные нормативные акты в организации

Утверждает локальные нормативные акты руководитель компании своим приказом. При наличии профсоюза некоторые документы надо принимать с учетом его мнения (ст. 8 ТК).

Порядок учета мнения установлен ст. 372 ТК.

В предусмотренных ТК случаях работодатель до утверждения ЛНА направляет его проект и обоснование по нему в представительный орган работников (профсоюз).

Этот орган должен в срок не позднее пяти рабочих дней с момента получения документов направить работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме.

В случае если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом ЛНА либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в трудовой госинспекции или в суде.

Профсоюз также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК.

С утвержденным актом нужно ознакомить под подпись тех сотрудников, чью трудовую деятельность они затрагивают.

Вновь принимаемого работника знакомят со всеми необходимыми ЛНА. Факт ознакомления можно фиксировать как в тексте трудового договора, например, путем перечисления локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора, так и в отдельном документе – в ЛНА на листе ознакомления с ним.

Работодатель может также предусмотреть журнал информирования сотрудников с локальными нормативными актами, где они будут расписываться в подтверждение того, что ознакомлены с соответствующими актами.

Классификация локальных актов

Локальные нормативные акты, несмотря на общие требования, которые к ним установлены, могут различаться по некоторым признакам.

К основным общим требованиям можно отнести следующие:

Локальные нормативные акты можно разделить на обязательные (наличие которых в организации установлено законодательством) и необязательные (которые работодатель принимает по своему усмотрению). К обязательным, в частности, относятся: документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда, например Положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т. д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).

И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФпорядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ).

Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Как принять локальный акт

В Трудовом кодексе зафиксированы только самые общие положения, касающиеся порядка принятия локальных нормативных актов. Так, согласно ст. 8 ТК РФ, если в организации имеется профсоюз, то в случаях, прямо указанных в ТК РФ, при принятии локального акта работодатель обязан запросить мнение профсоюза. Например, такая обязанность возникает при утверждении Правил внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), Положения об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), Правил компенсации расходов для работников, занятых в районах Крайнего Севера (ст. 325 ТК РФ).

В остальных случаях (либо во всех, если организация профсоюзом не обременена), локальные акты принимаются работодателем самостоятельно. Что касается формы, то на практике локальные акты чаще всего принимаются в виде различных положений, порядков, инструкций. Порядок подготовки и согласования текста документа внутри организации может быть любой, но вот утверждать готовый документ должен либо непосредственно руководитель организации, либо иное уполномоченное им лицо. Утверждение может происходить как отдельным распорядительным документом —приказом или распоряжением об утверждении локального акта, так и в виде соответствующего реквизита «Утверждаю», или «Утверждено» на самом локальном акте. Каких-либо ограничений, связанных с этим вопросом, трудовое законодательство не содержит.

О порядке вступления в силу локальных актов и о том, как правильно вносить в них изменения и отменять ставшие ненужными нормы, мы поговорим отдельно в следующей статье.

Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»

Понятие локального нормативного акта

Локальный нормативный акт (ЛНА) – это внутренний документ работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, неурегулированной трудовым законодательством (ст. 8 ТК).

Из числа работодателей, имеющих право принимать ЛНА, законодатель исключил физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Соответственно, все остальные, включая индивидуальных предпринимателей, вправе, а в некоторых ситуациях обязаны принимать соответствующие локальные акты.

Работодатель – субъект малого предпринимательства, отнесенный к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе полностью или частично отказаться от принятия ЛНА.

Исключение составляет акт о временном переводе работников на дистанционную работу, предусмотренный ст. 312.9 ТК.

Условия, регламентирующие вопросы, которые должны регулироваться локальными нормативными актами, работодатель обязан включать в трудовые договоры с работниками. Составлять трудовые договоры он должен по типовой форме (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК).

Если же такой работодатель не отказывался от принятия ЛНА, то типовой формой при составлении трудовых договоров он может не руководствоваться (письмо ГИТ в городе Москве от 17.02.2021 № 77/10-4921-ОБ/18-1299).

По каким правилам составлять ЛНА смотрите у эксперта по кадровому учету на курсе «Кадровик с нуля до профи». Научитесь всему нужному, получите красный диплом.

Узнать новое в кадрах

Образец положения о работе с персональными данными

В соответствии со статьей 87 ТК порядок хранения и использования персональных данных сотрудников устанавливает работодатель с учетом требований ТК и иных федеральных законов.

Данная норма обязывает нанимателя принять локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является положение о работе с персональными данными.

Положение можно разработать в произвольной форме, так как нормативной нет.

Структура документа с учетом требований пункта 2 ч. 1 ст. 18.1 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ может быть следующей.

Исходя из требований статей 68, 86 ТК, работники и их представители должны быть ознакомлены с положением под подпись.

К статье приложен образец положения о работе с персональными данными с которым можно ознакомиться.

Сроки хранения локальных нормативных актов

Компания обязана хранить документы, предусмотренные законом, своим уставом, внутренними документами, а также нормативными правовыми актами РФ. Локальные нормативные акты не исключение.

Сроки хранения определены перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Соблюдать указанные в перечне сроки необходимо в силу части 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Часть ЛНА подлежит постоянному хранению, а часть – в течение определенных сроков.

Постоянно нужно хранить (пп. 40, 294, 380, 394, 440, 465 перечня № 236):

Документы с указанным в перечне № 236 постоянным сроком хранения в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не могут храниться менее 10 лет (сноска 1 к указанному перечню, п. 4.4 инструкции по применению перечня, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Некоторые документы нужно хранить в течение определенного срока:

Образец правил внутреннего трудового распорядка

Обычно правила внутреннего трудового распорядка состоят из разделов, которые обязательно должны быть в этом локальном нормативном акте в силу требования закона, а также из дополнительных разделов, которые можно включить с учетом специфики компании.

Правила обязательно должны содержать следующие разделы (ч. 4 ст. 189 ТК).

В него включают информацию о документах, которые сотрудник должен представить при приеме на работу, информацию о допуске к работе, об испытательном сроке, требования к заключению трудового договора, оформлению приказа о приеме на работу, трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности.

Все эти вопросы четко регламентированы законом, поэтому достаточно процитировать информацию из гл. 10 и 11 ТК, в частности, ст. 61, 65, 66.1, 70 ТК.

Дополнительно можно предусмотреть, например, заполнение специальной анкеты при приеме на работу, информацию об оформлении электронных пропусков для учета входа и выхода работника и так далее.

Увольнение сотрудников детально описано в законе, поэтому в данном разделе рекомендуем предусмотреть следующую фразу: «Прекращение трудового договора регулируется гл. 13 Трудового кодекса РФ».

Дополнительно рекомендуем уточнить порядок передачи дел при увольнении работника (кому и как и в какие сроки работник должен передать дела), сдачи материальных ценностей и документов, оформления обходного листа (форму такого листа можно сделать приложением к ПВТР).

Они четко прописаны в части 1 ст. 21, ч. 1 ст. 22 ТК. Можно продублировать как все положения об основных правах работника и работодателя, так и некоторые из них, указав, что все остальное перечислено в указанных нормах. На практике в документ нередко включают дополнительные права – гарантии для работников, например, медицинское страхование по программе ДМС, доплату по больничному листу.

Они, так же как и их права, закреплены в части 2 ст. 21, ч. 2 ст. 22 ТК. С учетом специфики компании в документ включаются и другие обязанности работника, например, сообщать о болезни непосредственному руководителю по телефону в день, когда открыт листок нетрудоспособности, соблюдать установленный в организации дресс-код.

Она урегулирована законом. Здесь у работодателя нет возможности предусмотреть что-то сверх того, что предлагает закон.

Поэтому можно использовать следующую формулировку: «Работник и работодатель несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В частности, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности согласно ст. 192, 193 Трудового кодекса РФ. Стороны трудового договора несут материальную ответственность в случаях и порядке, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами».

Здесь описываются режимы работы, которые есть в компании. Рабочее время не должно превышать 40 часов в неделю либо установленную норму рабочего времени за учетный период – например, месяц, квартал, год (ч. 2, 3 ст. 91, ч. 1, 3 ст. 104 ТК). Чтобы прописать режим работы, нужно указать (ч. 1 ст. 100 ТК):

Если отдельные работники будут работать по индивидуальному режиму, нехарактерному для организации, то такой режим работы в правила внутреннего трудового распорядка включать необязательно.

Достаточно прописать его в трудовом договоре с сотрудником (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100 ТК).

Например, рекомендуем так поступить, если только у конкретного работника установлен неполный рабочий день либо ненормированное рабочее время.

В правилах нужно перечислить все виды отдыха, так как в ч. 4 ст. 189 ТК не установлено, какие именно виды времени отдыха нужно описать, а какие нет. Поэтому подробно описывают все виды времени отдыха, которые предоставляют работникам с учетом ст. 107 ТК, а именно: перерывы в течение рабочего дня (смены), ежедневный (межсменный) отдых, выходные дни, нерабочие праздничные дни, отпуска. При составлении данного раздела рекомендуем использовать руководство по соблюдению обязательных требований по времени отдыха, утвержденное Рострудом.

Можно указать основные виды поощрений за труд – объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ч. 1 ст. 191 ТК).

Если в компании предусмотрены другие меры поощрения, они также прописываются в правилах (ч. 2 ст. 191 ТК). Либо можно включить формулировку: «Работодатель вправе поощрить работников иным образом».

Здесь перечисляются дисциплинарные взыскания, которые можно применить к работникам: замечание, выговор или увольнение на соответствующем основании (ч. 1 ст. 192 ТК).

Рекомендуем указать конкретные нарушения трудовой дисциплины, за которые налагают дисциплинарные взыскания, а также порядок их применения и снятия дисциплинарных взысканий (ст. 193, 194 ТК).

Также можно включить в правила и другие положения, которые характерны для компании и позволят урегулировать трудовые отношения (ч. 4 ст. 189 ТК).

Самое главное – они не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным в нормативных правовых актах, коллективном договоре, соглашениях. Иначе такие положения правил нельзя применять (ч. 4 ст. 8 ТК).

Рекомендуем указать в ПВТР даты выплаты зарплаты. Тогда не нужно, например, включать это условие в трудовой договор (ч. 6 ст. 136 ТК). И если дата изменится, работодателю не придется заключать со всеми сотрудниками дополнительные соглашения.

Формулировка с учетом требований части 6 ст. 136 ТК может быть следующей: «Заработная плата выплачивается работнику каждые полмесяца. Первая часть заработной платы выплачивается 20-го числа текущего месяца, вторая – 5-го числа месяца, следующего за расчетным».

Использование формулировок «не позднее» при определении даты выплаты незаконно, так как нужно определить именно конкретный день выплаты (ч. 6 ст. 136 ТК). Разрыв между выплатами на первую половину месяца и за вторую половину месяца не должен превышать 15 календарных дней (письмо ГИТ в городе Москве от 22.06.2021 № ПГ/16732/10-21740-ОБ/18-593).

По мнению Роструда и ГИТ, не является нарушением, когда промежуток между выплатами превышает 15 дней в связи с тем, что в месяце 31 календарный день, а также в связи с совпадением дня выплаты зарплаты с выходным или нерабочим праздничным днем (письмо ГИТ в городе Москве от 26.08.2022 № ПГ/22605/10-30437-ОБ/18-661).

Рекомендуем также предусмотреть в правилах обязанность работников представить справки медорганизаций, подтверждающие прохождение диспансеризации в день (дни) освобождения от работы. Это касается, например, работников, достигших возраста 40 лет (ч. 2, 5 ст. 185.1 ТК).

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.

Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.