ИНСТРУКТИВНО МЕТОДИЧЕСКОЕ ИЗДАНИЕ

Инструкция
— это правовой акт, издаваемый органом
государственного управления (или
утверждаемый его руководителем) в целях
установления правил, регулирующих
организационные, научно-технические,
технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий
(их подразделений и служб), должностных
лиц и граждан.

Инструкции
издаются также в целях разъяснения и
определения порядка применения
законодательных актов и распорядительных
документов (например, приказов).

Инструкция
должна иметь заголовок, который очерчивает
круг вопросов, объектов и лиц, обязанных
выполнять ее требования.

Текст
инструкции разбивается по определенной
логической схеме на разделы, пункты и
подпункты. Как правило, инструкция
начинается с раздела «Общие положения»,
в котором указываются цели ее издания,
область распространения, порядок ее
применения и другие сведения общего
характера.

Инструкция
утверждается специальным распорядительным
актом или непосредственно руководителем.

Инструкции
в зависимости от их функции могут быть
различными по содержанию’. Работники
предприятий и учреждений обычно имеют
дело с должностной инструкцией.

Основные
положения должностной инструкции
являются основой трудового соглашения
с тем или иным работником. Эта инструкция
необходима также при возникновении
трудовых споров, конфликтных ситуаций
во взаимоотношениях между работниками
и работодателями.

Должностная
инструкция обычно создается работниками
кадровой службы, согласовывается с
юрисконсультом и утверждается
руководителем предприятия.

К
группе инструктивно-методических
документов, на которые указывает само
их название, относятся нормативно-методические
документы, составляющие нормативно-правовую
базу делопроизводства: законодательные
акты (по организации делопроизводства
и оформлению документов); государственные
стандарты (регламентируют работу
Государственной системы документационного
обеспечения управления); инструкции;
положения; стандарты, нормы и правила
работы с рядом специфических документных
образований.

К
языковым особенностям документов этой
группы относятся: нейтральный тон
изложения, лаконичность и краткость
текста, точность, ясность выражения
мысли.

Нейтральный
тон изложения
является нормой официального делового
языка, поскольку управленческая
информация, официальная по своему
характеру, сводит субъективный
(личностный) момент в текстах документов
к минимуму.

Лаконичность
изложения текста
достигается экономным использованием
языковых средств, исключением речевой
избыточности.

Точность
изложения
предполагает однозначность понимания
содержания, приведённого в документе,
и автором текста, и его адресатом.
Требование точности изложения достигается
употреблением специальной терминологии,
использованием устойчивых языковых
формул, сочетаемостью слов в предложении,
использованием уточнений, дополнений,
вводных слов и т.д.

Специфической
особенностью языка инструктивно-методических
документов является ограниченная
сочетаемость слов,
проявляющаяся в возможности слова
вступать в смысловые связи с другими
словами, например: руководство
– брать на себя, возлагать, осуществлять,
подменять, укреплять и т.д.

Языковые
формулы (шаблонные, стандартные обороты)
обеспечивают точность и однозначность
понимания текста адресатом, сокращают
время на подготовку текста и его
восприятие. Для глубокого понимания
особенностей языка документов этого
рода необходимо ознакомиться с некоторыми
из них, например, Федеральный закон «Об
информации, информатизации и защите
информации»; Закон РФ «О языках народов
Российской Федерации»; «Государственная
система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам
документационного обеспечения» (ГСДОУ);
«Типовая инструкция по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти» и т.д.

Инструктивно-методические документы

Это комплекс
взаимосвязанных документов, регламентирующих
структуру, задачи и функции предприятия,
организацию его работы, права, обязанность
и ответственность руководства и
специалистов предприятия. Основные
инструктивно-методические документы:

— устав – один из
важнейших инструктивно-методических
документов, в соответствии с которым
разрабатывается структура предприятия,
определяется штатная численность,
указываются структурные подразделения
предприятия, вводимые должности и
количество штатных единиц по каждой из
должностей;

— штатное расписание
– документ, закрепляющий должностной
и численный состав предприятия с
указанием фонда заработной платы;

— положение о персонале
или структурном подразделении –
документ, отражающий организационные
вопросы работы предприятия, взаимные
обязанности работников и администрации,
предоставление отпусков, командирование
сотрудников, внутриобъектный режим,
правовой статус, задачи, функции, права
и обязанности, ответственность
подразделений;

— договор –
документально оформленное соглашение
двух и более сторон об установлении
определенных отношений между ними;

— инструкция –
документ, имеющий правовой статус и
устанавливающий правила, регулирующие
организационные, научно-технические,
финансовые или иные стороны деятельности
организации.

подпись
(расшифровка)

00.00.00 № 00

Структура текста

Взаимоотношения
(связи по должности)

структурного подпись
расшифровка подписи

С инструкцией
ознакомлен: подпись
расшифровка подписи

З А Д А Н И Я

Сообщения: 1) Из истории русского
делового письма.

2) Интернациональные особенности русской
официально-деловой речи.

3) Этикет делового телефонного разговора.

4) Этикет
деловых переговоров.

5) Этикет
деловой переписки.

Вопросы: 1) Официально-деловой стиль,
сферы его функционирования, жанровое
разнообразие.

2) Языковые формулы официальных документов.

3) Язык и стиль распорядительных
документов.

4) Язык и стиль информационно-справочных
документов.

5) Язык и стиль инструктивно-методических
документов.

6) Язык и стиль коммерческой корреспонденции.

7) Правила оформления документов.

9) Речевой этикет в официально-деловом
стиле.

1. Проанализируйте
образцы приведенных ниже объявлений.
За счет чего достигается эффект
привлечения внимания? Найдите в
объявлениях конструкции, характерные
для официально-делового стиля речи.
В каком объявлении Вы заметили
отклонение от стиля? Добились ли
авторы объявления желаемого эффекта?

В
связи со строительными работами на
ст. Орехово-Зуево 11, 12, 15, 16, 18, 22
октября с 9 час. 20 мин. до 13 час. 20
мин. будет прекращено движение
электропоездов на участке Павлово-Посад
– Петушки. Читайте объявления на
станциях.

Московской
железной дороги.

Как
добрая фея, входила она не раз в
детскую комнату то в виде сказочника,
то чтеца, то учителя.

Вот
и сегодня магазин «Мелодия» торговой
фирмы «Весна» предлагает для детей
дошкольного возраста более 200
наименований грамзаписей: сказок,
инсценированных повестей, рассказов,
стихов, басен. Для детей школьного
возраста – записи прозы, поэзии,
драматургии и звуковые пособия
изучающим иностранный язык.

Адрес
магазина: просп. Калинина, 40

Бюро
рекламы Главторга.

(«Вечерняя
Москва»,Еженедельное рекламное
приложение.

10/X
– 99 г.)

Во
вторник, 8 мая 1975 года, в актовом
зале состоится вечер встречи с
ветеранами Великой Отечественной
войны, посвященный Дню Победы.

7 Реклама в деловой речи

Сегодня
широкое распространение получили
коммерческие документы информационно-рекламного
характера:
товарное предложение, сообщение о видах
товаров и услуг, резюме. К ним предъявляются
особые требования: запоминаемость,
способность вызвать коммерческий
интерес. Такие письма отличаются большой
свободой выбора языковых средств, в них
преобладают оценочные конструкции
(безупречная
работа, разумная ценовая политика,
гибкая система сделок).
Рекламные письма отличаются нацеленностью
на интересы, практические потребности
потенциального потребителя, партнёра.

Основное
требование к тексту рекламного послания
– информативность и убедительность.
Информативность не должна быть избыточной,
так как это затрудняет её восприятие.
В то же время информативность должна
быть достаточной для удовлетворения
интереса потребителя.

Рекламное
деловое письмо должно содержать
конкретное коммерческое предложение,
излагаемое в заключительной части
послания. При составлении рекламного
письма необходимо выделять и определять
как можно более чётко все ключевые
аспекты сообщения с точки зрения ясности,
простоты и тона изложения. Стилистические
недочёты, приводящие к двусмысленности
недопустимы: они снижают их воздействующий
эффект.

В
рекламном тексте главную роль играет
слоган
– лаконичная, легко запоминающаяся
фраза, выражающая суть рекламного
сообщения. Многие слоганы являются
зарегистрированными торговыми знаками.
От качества рекламного слогана зависит
успех товара или компании на рынке, а
нелепые слоганы раздражают потенциальных
клиентов и могут их отталкивать от
сделки.

При
составлении рекламного текста авторы
пользуются выразительными средствами
привлечения внимания, как-то: игра слов
как результат отклонения от нормативной
орфографии (СААбразим
на двоих);
сочетание латиницы с кириллицей (Выиграй
часы Pierre
Cardin);
рифма (Лоск
есть –
пятен
нет);
дефразеологизация, или семантический
распад фразеологизма (Кризис
берёт всех за горло).

Новые
реалии жизни заставляют людей, ищущих
работу, осваивать приёмы саморекламы,
как-то: письма-рекомендации или резюме.
Термин резюме
употребляется в значении «краткое
письменное изложение биографических
данных, характеризующих образовательную
подготовку, профессиональную деятельность
и личные качества человека, претендующего
на ту или иную должность».

К инструктивно-методическим документам относятся служебная записка, протокол, распоряжение, указание и др. Рассмотрим некоторые из этих документов, наиболее часто встречающихся в деловой практике.

Служебная записка – это документ, адресованный руковод­ству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов слу­жебных записок: докладные, аналитические, обзорные, инфор­мационно-статистические и др.

Служебная записка состоит из заголовка, све­дений об адресате и разработчике, даты написания, наименова­ния темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бума­ги формата А4.

Образец служебной записки

Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений.

Различают два типа протоколов: простые (или крат­кие), называемые еще протоколами решений, и сложные (или полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения.

Протокол составляется по следующей форме:

1. Название документа (ПРОТОКОЛ) пишется в середи­не строки заглавными буквами.

2. Номер протокола (протоколы нумеруются в пределах календарного года).

3. Дата заседания.

4. Вводная часть, где указываются:

1) фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствую­щих);

2) повестка дня с указанием докладчиков.

Вопросы в повестке дня необходимо располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми. Вопросы перечисляются в именительном па­деже. Наименование должности, инициалы и фамилию пишут в родительном падеже. Например: Перспективы развития объединения «Стройинвест» до 2009 года. Доклад директора объеди­нения «Стройинвест» П. К. Молотова;

5. Основная часть протокола, где фиксируется весь ход совещания, собрания, конференции, встречи и т.п.

Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию ну­меруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (это ключевые слова протокола). Например:

Протокол -один из наиболее распростра­ненных видов документов в сфере делового общения. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и со­держать информацию, по существу характеризующую ход обсу­ждения вопросов.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммер­ческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сдел­ки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), пись­мо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекла­мация).

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. и.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью иницииро­вать адресата на более активные действия, в частности на от­ветное послание.

Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответ­ствующие нормативные материалы, достигнутые договоренно­сти, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Возможно, это количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направля­ет ему предложение (оферту).

Образец оферты (трафаретное письмо)

Благодарим за запрос от ____________ и сообщаем, что можем предложить Вам _____________________________­­­­__________ в количестве

Срок поставки –

Условия платежа –

Настоящее предложение действительно до ______________

Ответ на предложение (оферту)

Ответ на предложение (оферту) может со­держать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно закон­ченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

Поиск по сайту:

Главная
О нас
Популярное
ТОП
Новые страницы
Случайная страница
Изречения для студентов
Пожаловаться на материал
Обратная связь
FAQ

Распорядительные документы

Распорядительные и инструктивно-методические документы

До­кумент – это деловая бумага, оформленная с учетом соответ­ствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуля ­ ции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ­ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак­торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутрен­нюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая пе­реписка ведется между должностными лицами, подразделе­ниями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного сопод­чинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными орга­низациями, учреждениями, должностными и частными лица­ми, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой дея­тельности относится документируемая информация, различа­ют управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ог­раниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый эк­земпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

В последнее время выделяют еще один классификацион­ный признак — форма отправления официально-деловой кор­респонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересыл­кой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс ис­пользуются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значе­ние (договоры, предложения), высылаются обычными почто­выми отправлениями.

В настоящее время распространена классификация, согласно которой все многообразие документов по своему содержанию и назначению разделяется на четыре основных типа: организационно-распорядительные (распорядительные), информационно-справочные, инструктивно-методические документы, коммерческая корреспонденция.

Рассмотрим каждую из этих групп.

Руководство любой организации наделяется правом изда­ния распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на­сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы отно­сятся к нормативным правовым актам. С помощью распоряди­тельных документов разрешаются возникающие в сфере управ­ления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкрет­ные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники.

Особая роль, которую играют распорядительные докумен­ты в системе управленческой документации, требует более под­робной характеристики требований, предъявляемых к структу­ре, языку и стилю документации этого типа.

К распорядительным документам относятся: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д. Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»).

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в устанавливающей порядок работы с документами.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») — в решении, «предлагаю» — в распоряжении, «приказываю» — в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название. Например:

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например, «директорам заводов», «руководителям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов»*1. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.97. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель — Харченко В. И.

Секретарь — Филимонов С. Б.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Например:

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного чиалс. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В. К.: «Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?»

Лысиков К. П.: «К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседение ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Повышай знания с онлайн-тренажером

К
коммерческой
корреспонденции
относятся документы, составляемые при
заключении и выполнении коммерческих
сделок.

Запрос
– это коммерческий документ, который
представляет собой обращение лица
(организации), желающего заключить
сделку (покупателя к продавцу, импортера
к экспортеру), с просьбой представить
необходимую информацию о товаре (услугах)
и/или направить предложение на поставки
(продажу) товара или предоставление
услуг.

Письма-запросы
используются в тех случаях, когда не
представляется возможным решить вопрос
лично или по телефону, а также с целью
инициировать адресата на более активные
действия, в частности на ответное
послание.

В
запросе обычно указывается, какой товар
хотел бы приобрести покупатель и на
каких условиях. Таковыми являются
количество и качество товара, его марка
и модель, цена, сроки поставки и средства
транспортировки.

Письмо-запрос
обычно состоит из двух частей. В первой
части в повествовательной форме
излагается существо вопроса; во второй
части ставятся вопросы, на которые
ожидается ответ адресата. Запрос должен
быть кратким. В нем необходимы ссылки
на нормативные документы, достигнутые
договоренности, прежние письма.

Содержательные
аспекты запроса реализуются с помощью
определенных языковых конструкций:

Если
предприятие совершает частые закупки
со стороны, то для ускорения подготовки
запроса в ходе коммерческой переписки
используется стандартизированная форма
бланка этого документа с реквизитами:

наименование жанра документа;

текст
запроса;

сведения о транспортировке;

условия поставки;

условия платежа;

количество и род упаковки;

подпись
импортера.

Ответ
на запрос
составляется в том случае, если продавец
не может сразу выслать покупателю
предложение. Ответ формулируется в
зависимости от конкретной ситуации и
может содержать следующую информацию:
о принятии запроса к рассмотрению; о
выяснении возможности поставки товара,
интересующего покупателя; об отказе
поставить товар и объяснение причин
отказа; об изменении условий запроса
(изменение сроков поставки, количества
товара и т.п.); об обещании направить
предложение на поставку товара,
интересующего покупателя.

Письмо-ответ
может оформляться трафаретно или как
обычное письмо.

В
случае отказа поставить интересующий
покупателя товар речевой этикет требует
использования языковых конструкций,
«смягчающих» ситуацию:

Письмо-предложение
(оферта) –
это
коммерческий документ, который
представляет собой заявление продавца,
экспортера о желании заключить сделку
с указанием ее конкретных условий.

Предложение
может быть направлено импортеру в ответ
на его запрос либо по инициативе самого
экспортера.

В
предложении обычно указываются
наименование предлагаемого товара, его
количество и качество, цена, срок
доставки, условия платежа, род упаковки
и другие условия в зависимости от
характера товара.

Реквизиты
оферты.
(I)
наименование жанра документа;

указание его номера;

текст предложения;

сведения о транспортировке;

условия
поставки;

условия платежа;

количество и род упаковки;

подпись
экспортера.

При
составлении письма-предложения
целесообразно использовать следующие
стандартные выражения:

Ответ
на предложение
может содержать согласие на условия
предложения или отказ от предложения.

Если
покупатель согласен со всеми условиями
предложения и подтверждает это продавцу,
сделка считается заключенной. После
этого заключается контракт или выдается
заказ. В таком случае следует трафаретный
ответ:

Если
покупатель не согласен с какими-либо
условиями предложения (количеством,
качеством, ценой, сроками) или не
заинтересован в предлагаемом товаре,
он отклоняет предложение. В таком случае
между продавцом и покупателем
устанавливается длительная переписка
или ведутся переговоры для достижения
договоренности.

Письма
при этом могут оформляться следующим
образом:

С
благодарностью подтверждаем получение
вашего предложения от _____на _______
(наименование товара).

В
ближайшее время сможем сообщить наше
решение о возможности закупки предлагаемого
Вами товара.

Контракт
— это коммерческий документ, представляющий
собой договор на поставку товара
(предоставление услуг и т.п.), подписанный
продавцом (экспортером) и покупателем
(импортером). Реквизиты
контракта:

наименование жанра документа;

номер контракта;

место и дата его заключения;

наименования заключающих контракт
сторон;

предмет контракта (наименование
и количество товара);

качество товара;

цена (за единицу товара и общая сумма
сделки);

место и сроки поставки;

требования к упаковке и маркировке;

условия и порядок платежа;

гарантии поставки и санкции в случае
нарушения сторонами условий контракта;

арбитраж;

техническая документация (представляется
в случае необходимости);

юридические адреса сторон;

подписи импортера и экспортера.

Контракт
может иметь приложения:
(а) дополнения к контракту — документ,
в котором содержатся изменения и
дополнения к ранее согласованным
условиям контракта; (б)
заказ — документ, содержащий предложение
продавца заключить сделку с указанием
ее конкретных условий; (в)
подтверждение заказа — документ, который
содержит согласие покупателя на сделку
без каких-либо оговорок.

Для
заключения контрактов, носящих типовой
характер, используются специальные
бланки с унифицированным текстом и
пробелами для заполнения их заинтересованными
сторонами.

При
вскрытии ящиков оказалось, что количество
товара не соответствует заявленному в
накладной

В
зависимости от содержания ответа
используются различные языковые
конструкции:

Инструктивно-методическое издание

👍 Проверено Автор24

производственно-практическое издание, содержащее документы определенного типа и методические рекомендации по их использованию, адресованные специалистам в помощь их практической деятельности в рамках данного ведомства.

На тему «Инструктивно-методическое издание»

Статья от экспертов

Фонд изданий ограниченного распространения в библиотеке

Рассматриваются вопросы теоретической разработанности и инструктивно-методического обеспечения организации и функционирования фондов литературы ограниченного распространения.