Информационно-аналитическая деятельность является одним из важнейших направлений интеллектуальной деятельности современного человека. Она связана с решением задач в самых различных сферах жизни: политике, истории, экономике, образовании и других. Такая работа проводится по определенной методике. В качестве основных источников информации служат текстовые данные, для упрощения обработки которых применяются автоматизированные системы.
Цели и управленческие задачи
Главная цель информационно-аналитической работы (ИАР) – это получение качественно новой информации по исследуемому вопросу в результате обобщения исходных материалов, которые были приняты к обработке не систематизированными и беспорядочными.
В рамках стратегического консалтинга организации задачами данного процесса являются:
Общее описание
В науке существует множество определений информационно-аналитической деятельности. Чаще всего ее рассматривают как один из процессов в сфере управления. Если рассматривать ее с терминологической точки зрения, то она состоит из двух слагаемых:
В более общем понимании аналитика – это разновидность техники мыслительной деятельности, с помощью которой производится обработка фактических данных с элементами прогнозирования. Содержание этого понятия у различных ученых и исследователей имеет свои специфические оттенки:
Организация
экономического анализа зависит от
масштабов предприятия, состояния учета,
технического уровня и структуры
управления, наличия компьютерных
средств и программного обеспечения.
К важнейшему
принципу организации анализа хозяйственной
деятельности относится выполнение
аналитической работы на всех ступенях
управления предприятием. При этом
необходимо установить перечень объектов,
подлежащих анализу на каждом уровне
управления, и периодичность проведения
анализа. Важным принципом организации
аналитических работ является распределение
обязанностей при выполнении анализа
на всех уровнях управления.
Усиление
экономических позиций в управлении
требует участия в анализе хозяйственной
деятельности не только экономических
служб предприятия, но также технических
и производственных подразделений. В
силу этого на каждом предприятии в
соответствии с принятой структурой
аппарата управления разрабатывается
схема распределения обязанностей по
проведению аналитических работ. Все
функциональные и производственные
подразделения должны иметь планы
аналитических работ, определяющие
содержание анализа, его периодичность,
сроки выполнения и непосредственных
исполнителей.
Создание на
предприятиях экономических комиссий
и групп способствует привлечению к
аналитической работе коллектива.
Положительную роль в организации
экономического анализа играют
координационные и методические центры
руководства аналитическими работами,
которые обеспечивают согласованность
работы подразделений и контролируют
сроки выполнения и полноту аналитических
выводов.
Как показывает
практика полиграфических предприятий,
наибольшее распространение получил
последующий анализ, который проводится
по итогам квартала и года. В условиях
рыночной экономики актуальность
приобретает прогнозный анализ, который
характеризует перспективу деятельности
предприятия и сигнализирует о возможном
появлении нежелательных тенденций.
Значимость оперативного анализа также
возрастает, т.к. получаемые при этом
данные по емкости и конъюнктуре рынка,
уровню действующих цен и т.д. позволяют
формировать текущую политику предприятия.
Таким образом,
для реализации перечисленных принципов
необходимо выделение специального
подразделения или лица, ответственного
за координацию, методическое руководство
и обобщение результатов работы по
анализу хозяйственной деятельности.
Кроме того, необходимо разработать
положение об организации аналитической
работы с учетом специфики предприятия.
Проведение
аналитической работы на предприятии
можно представить в виде следующих
этапов:
1. Первый этап –
определение цели и объекта анализа;
2. Второй этап –
разработка плана аналитической работы,
который составляется исходя из
поставленной цели и в котором представлен
круг вопросов, подлежащих анализу. План
должен закреплять исполнителей и сроки
проведения работ.
3. Третий этап –
подготовка материалов для анализа. В
процессе сбора данных необходимо
проверять точность и достоверность
информации. Аналитическая обработка
информации проводится путем составления
таблиц, определения средних значений
показателей, проведения группировок
и т.д.
4. Четвертый этап
– предварительная оценка результатов
хозяйственной деятельности. На этом
этапе определяется выполнение плановых
показателей, динамики их изменения,
степень использования ресурсов.
5. Пятый этап –
анализ причин изменений и отклонений
от плана или другой базы. При выполнении
этого этапа используются различные
методы и приемы анализа, устанавливается
круг взаимодействующих факторов и
связи между ними, определяются потери
и неиспользованные резервы, выявляются
возможности улучшения изучаемых
показателей.
6. Шестой этап –
систематизация и обобщение результатов
анализа. На основе собранной, обработанной
и изученной информации делаются выводы
по результатам анализа и подводится
итоговая оценка деятельности предприятия.
Результаты анализа оформляются в виде
заключения или другого документа.
7. Седьмой этап
–разработка мероприятий по использованию
выявленных резервов и устранению
отмеченных недостатков.
8. Восьмой этап –
обеспечение гласности результатов
анализа и контроль выполнения мероприятий.
В первой главе
были рассмотрены историко-культурные
и методологические предпосылки
возникновения аналитики и дана ее общая
характеристика. Настало время раскрыть
теоретико-методологические основы
аналитической деятельности.
Как
было показано ранее, информационно-аналитическая
работа представляет собой специфический
вид познавательной деятельности,
связанный с анализом и обобщением
информации, и опирающийся на использование
научных методов. В то же время, наиболее
ярким примером высокой степени организации
и сжатия информации, почерпнутой из
опыта практической деятельности,
является научная
теория. В
науке достижение такой степени обобщения
информации становится возможным, в том
числе, в результате использования
совокупности стандартных процедур,
обеспечивающих строгость и сжатость
изложения. Безусловно, перечень этих
процедур не был спущен с неба в виде
перечня заповедей, высеченных на каменных
скрижалях. « Заповеди» научной деятельности
пребывают в постоянном развитии: одни
— изживают себя и выходят из употребления,
другие — рождаются и завоевывают умы
исследователей, однако существует ряд
принципов, поколебать которые пока
никому не удалось.
К
числу таких фундаментальных приемов
следует отнести прием структурирования
знаний. Так, например, используя этот
прием, практически в любом виде
деятельности можно выделить три базовых
составляющих: методологическое,
технологическое и организационное
обеспечение деятельности.
Эти составляющие
равноправны, и любые попытки принизить
значимость той или иной компоненты
всегда приводят к печальным последствиям.
Каждый из базовых видов обеспечения, в
свою очередь, также может быть разложен
на составляющие, однако, полученные при
проведении дальнейшей декомпозиции
составляющие странным образом будут
перекликаться с уже перечисленными.
Учитывая, что
каждая из методологических систем,
описываемых в этой главе, весьма объемна
и охватывает предметную область уже
сформировавшихся научных систем,
обладающих собственными сложившимися
традициями, правилами формализации
знаний, претендовать на полноту изложения
было бы, по меньшей мере, проявлением
самонадеянности. По этой причине в ходе
изложения общих принципов там, где это
возможно, будут даваться ссылки на
литературу, более подробно раскрывающую
сущность тех положений, которые, в силу
ограниченности объемов книги, не были
освещены.
В качестве наиболее
общего определения цели
информационно-аналитической работы
следует рассматривать создание некого
информационного продукта, к которому
предъявляются следующие требования:
Для достижения
этой цели на протяжении многих веков
человечеством было разработано множество
методологических систем, в той или иной
степени пригодных для решения практических
задач. При этом развитие методологии
информационно-аналитической работы
протекало неравномерно, подчиняясь
наиболее общим закономерностям научной
деятельности. На различных этапах
развитие шло то по направлению от общего
к частному, то от частного к общему. При
движении в научном поиске от общего к
частному происходило развитие и
становление новых научных направлений,
зачастую абсолютизировавших те или
иные частные методы. На обратном витке
обычно достигался высокий уровень
обобщения частнонаучных выводов,
происходил выход на уровень философского
осмысления, что приводило к обогащению
прочих частнонаучных направлений новыми
методологическими принципами, служившими
дальнейшему развитию и гармонизации
методологических систем.
Обычно попытки
описания аналитической деятельности
в виде какой-то строго регулярной
процедуры, включающей определенную
последовательность задач, воспринимаются
руководителями и аналитиками как попытки
вмешательства в их святая святых. Поэтому
новые методики аналитической деятельности
часто воспринимаются «в штыки» как
руководством, так и рядовыми сотрудниками
аналитических подразделений и служб.
«Что значит научу Вас правильно мыслить?!
Я что же, по-вашему, мыслю неправильно?!»
— примерно такова схема возгонки эмоций
при попытке вторжения. Однако, несмотря
на то, что аналитическая работа должна
настраиваться на потребности и
индивидуальные особенности конкретного
руководителя, с учетом его интересов и
намерений, существуют базовые подходы,
приемы, технологии, которые можно назвать
теоретической основой аналитической
деятельности.
Нередко
люди умудряются всю жизнь проработать
в какой-либо отрасли деятельности, так
и не попытавшись уяснить основ своего
дела, познакомиться с теорией своей
профессии, смежными вопросами, изыскать
пути повышения эффективности своей
деятельности и завоевания профессионального
признания. Прежде всего, такие люди
лишают себя удовлетворения от работы
и возможности реализовать себя в
профессиональной сфере. В. Плэтт в своей
книге «Стратегическая разведка» особо
подчеркивает эту же мысль26.
Любой серьезный аналитик стремится
полностью проникнуться духом изучаемой
им проблемы, постоянно думает о том, над
чем работает. Во время таких раздумий
явления приобретают определенные формы
и проясняются тенденции развития
событий. Зрелые размышления ничем
заменить нельзя. За ними должна следовать
оценка рассматриваемых явлений. Все
эти процессы опираются на накопленные
ранее аналитиком теоретические знания
и его практический опыт.
Учитывая, что опыт
накапливается медленно, а события во
многих сферах анализа во многом обладают
уникальными мобильными характеристиками,
в своем изложении мы стремились обобщить
наиболее существенные наработки в
области различных методологических
систем, имеющие прямое или косвенное
отношение к проблематике аналитической
деятельности, особо обращая внимание
на возможность практического использования
имеющихся достижений.
В
середине прошлого века, когда сфера
услуг начала быстро развиваться, основным
производителем услуг были малые
предприятия и частные лица. В этих
условиях диагностическая и аналитическая
деятельность проводилась руководителем
организации интуитивно или с применением
элементарных аналитических процедур
(сравнения, таблиц, графиков). Широкое
внедрение средств современных коммуникаций
обеспечило необходимую базу для процесса
концентрации в сфере услуг, обеспечив
повышение эффективности работы сетевых
структур за счет концентрации капитала,
использования единой системы управления
и обеспечения, возможности привлечения
высококвалифицированных специалистов.
Крупная сетевая структура требует
большей точности в принятии управленческих
решений, так как цена ошибки возрастает
многократно. Естественно, возникает
необходимость создания системы поддержки
принятия управленческих решений в виде
аналитической службы и автоматизированной
системы управления.
В
отличие от бухгалтерского учета, который
достаточно жестко регламентирован
нормативными документами, объем,
структура и периодичность проведения
диагностических исследований определяется
потребностями руководства организации,
поэтому решения о необходимости создания
аналитической службы и ее функциях
могут весьма широко варьироваться.
Однако опыт создания таких служб выявил
общие принципы, на которых должна
строиться деятельность аналитического
управления и основные этапы по организации
этой деятельности.
Результативность
деятельности аналитической службы во
многом зависит от правильной его
организации. Можно выделить базовые
принципы организации аналитической
работы:
При
организации аналитической службы на
предприятии выделяются следующие
организационные этапы.
На
первом этапе формирования организационной
структуры АХД выделяют объекты анализа
(какие показатели будут анализироваться)
и субъекты (кто будет собирать и
обрабатывать информацию). Затем в
зависимости от структуры управления
на предприятии определяют подчиненность
служб — участников проводимого анализа
(это могут быть планово-экономический
отдел и отдел труда и зарплаты, бухгалтерия,
финансовый отдел, отделы маркетинга и
снабжения, службы главного механика,
технолога, экономисты точек обслуживания
и т.п.). Далее распределяют обязанности
между конкретными исполнителями,
например:
Далее
планируют проведение аналитических
работ: составляют план-график, определяют
сроки и ответственных, формы контроля
и т.п. Здесь необходимо тщательно
продумать последовательность передачи
информации, оценить трудоемкость
проводимых работ, оптимизировать сетевые
графики проведения всех видов анализа
с целью обеспечения равномерности
загрузки работников. На практике могут
составляться комплексный и тематические
планы.
Комплексный
план аналитической работы предприятия
– обычно составляется на один год. В
нем намечается перечень объектов
анализа, подлежащих изучению, определяются
цели анализа. Затем разрабатывается
система показателей, анализ которых
обеспечивает достижение поставленной
цели. В плане предусматривается
периодичность проведения и состав
исполнителей по каждому вопросу,
распределение обязанностей, источники
информации и методическое обеспечение
работ, определяются внешние и внутренние
пользователи результатов аналитической
работы.
Тематические
планы — планы проведения анализа по
глобальным проблемам, которые требуют
углубленного изучения. В них также
рассматриваются объекты, субъекты,
этапы, сроки проведения анализа, его
исполнители и др.
Руководитель
аналитической службы (планово-экономического
отдела) ведет контроль за их исполнением.
На
третьем этапе формируют информационное
и методическое обеспечение, т.е. фактически
проектируется технология проведения
аналитической работы. От качества
разработанной технологии во многом
будут зависеть дальнейшие результаты
проводимой аналитической работы. Прежде
всего, необходимо обеспечить наличие
информации для проведения анализа. Для
этого определяют виды документов,
которые могут быть использованы в
информационной системе (планы, задания,
технологические карты, сметы, нормативные
материалы, данные бухгалтерского и
оперативного учета, первичная документация,
приказы, договора, техническая и
технологическая документация и т.д.).
Далее формируют структуру информационного
обеспечения, учитывая, что она должна
быть:
На
этом этапе оптимизируется количество
документов в организации, определяются
правила их заполнения. При автоматизированной
обработке документации – строится
информационная база, система доступа
и кодирования информации, системы,
ускоряющие ввод (штрих-кодирование,
ускоренная выборка из стандартного
набора и т.п.). Далее разрабатываются
частные методики для каждого участника
аналитических работ, составляются
инструкции, проводится обучение
персонала.
На
четвёртом этапе проводится апробация
разработанных методик и их доработка.
Для этого собирают и обрабатывают данные
по разработанной методике в следующей
последовательности:
После
апробации и доработки выявленных
проблем, эта последовательность действий
повторяется в соответствии с планом
проведения аналитических исследований.
Организационные
формы анализа хозяйственной деятельности
предприятия определяются составом
аппарата и техническим уровнем управления.
На крупных предприятиях деятельностью
всех экономических служб управляет
главный экономист (финансовый директор).
Он организует всю экономическую работу
на предприятии, в том числе и по анализу
хозяйственной деятельности. В
непосредственном его подчинении могут
находиться планово-экономический отдел,
отделы труда и заработной платы,
бухгалтерского учета, финансовый и т.д.
В отдельное структурное подразделение
может быть выделен отдел или группа
экономического анализа. На средних и
мелких предприятиях аналитическую
работу может возглавлять менеджер
планового отдела или главный бухгалтер.
Предприятия могут также пользоваться
услугами специалистов аудиторских и
консультационных фирм.
Качество
АХД основывается на составе, содержании
и достоверности информации, которая
привлекается к анализу. Анализ не
ограничивается только экономическими
данными, а широко использует техническую,
технологическую и другую информацию,
подробно рассмотренную в п. 2.2.
Следующим
важным элементом является обработка
данных. Здесь производят сравнение
фактических данных отчетного периода
с данными прошлых лет, плановых заданий,
конкурирующих предприятий, изучают
внутренние и внешние факторы, определяющие
результаты деятельности предприятия,
изыскивают и обосновывают величину
резервов повышения ее эффективности.
От того, насколько глубоко и качественно
проведен анализ, зависят выводы и
корректирующие действия по его
результатам, стратегия и тактика бизнеса
на перспективу. Поэтому очень важно в
процессе обработки информации использовать
наиболее совершенный инструментарий
анализа, позволяющий глубоко и комплексно
исследовать экономические процессы,
более точно измерить влияние факторов
и величину хозяйственных резервов. На
современном этапе развития экономики
обеспечение его немыслимо без применения
средств вычислительной техники, так
как это объективно необходимый элемент
использования экономико-математических
методов, существенно повышающих уровень
экономического анализа и всей системы
управления хозяйственной деятельностью
предприятия.
Технология
Исходя из основных элементов структуры данного понятия, можно определить технологический цикл ИАР. Технология аналитической работы – это организованная во времени совокупность методов и операций, которые способствуют достижению поставленной цели. Ниже приведена ее краткая последовательность:
Подготовительные работы включают в себя следующие мероприятия:
Детальная проработка поисковых мероприятий содержит следующие операции:
История развития
Зарождение основ информационно-аналитической деятельности уходит своими корнями в историю Древней Греции. В IV веке до н. э. философ и основоположник логики Аристотель написал две книги – «Первая аналитика» и «Вторая аналитика». В них он сформулировал и истолковал законы классической логики.
Другого древнегреческого философа – Сократа – считают основоположником аналитических технологий. В своих трудах он использовал полемический анализ, целью которого было получение новых знаний в процессе спора с оппонентом.
В XX в. такая область знаний и осмысления стала профессиональной информационно-аналитической деятельностью. Во всех странах в государственных структурах существуют информационно-аналитические службы. Они создаются и в отдельных организациях, банках, образовательных и других учреждениях. Развиваются программные методы обеспечения.
В России эта сфера человеческой деятельности начала складываться лишь в конце XX в. в результате обострения социально-экономических проблем. В настоящее время активно создаются неправительственные аналитические центры, основной миссией которых является развитие гражданского общества и решение социальных проблем (ИАЦ «Сова», Московский центр Карнеги и другие).
Информационно-аналитические системы
Современное программное обеспечение может предоставить следующую совокупность поисковых сервисов:
На отечественном и зарубежном рынках представлено много разработок подобного характера: программное обеспечение «Следопыт», «Арион», «Классификатор», Decision, «Аннотатор», Deductor, СУБД «Кронос», TextAnalyst, VisualLinks и другие.
Принципы
Основными принципами информационно-аналитической деятельности являются:
Данные, используемые во время информационно-аналитической деятельности, могут носить символьный и не символьный характер. Ко второму типу относятся конструктивные особенности, химический состав и другие виды образцов. Чаще всего применяются следующие источники символьных (текстовых) данных:
Текстовые данные обладают наибольшей информационной емкостью. Их достоинством также является и то, что их сбор и обработка сравнительно легко поддаются автоматизации.
Анализ и завершающий этап информационно-аналитической деятельности
Эмпирический этап работы состоит из таких процедур, как:
Аналитический, заключительный этап работы, проводится в следующем порядке:
Типы средств автоматизации
Информатизация ИАР производится с помощью двух типов средств:
Применение автоматизированных систем позволяет значительно сократить затраты времени на поиск и обработку текстовой информации. Их недостатком является то, что сгенерированные результаты все-таки нуждаются в правке и редактуре человеком, а также невозможно произвести фильтрацию неявного упоминания терминов.
Уровни
Во время осуществления такой деятельности выделяют два уровня:
Сущность и структура
Основу структуры информационно-аналитической деятельности составляют следующие процессы:
Данная дисциплина включает в себя три главные составляющие:
Исходя из вышеуказанных базовых процессов, аналитика – это основа мыслительной деятельности, которая направлена на решение практических задач. В плане познавательной деятельности даже ошибочный вывод, полученный в результате аналитического осмысления, также обладает определенной ценностью, так как он способствует получению новых знаний.
