КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕЛЬЗЯ ХРАНИТЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, когда

Примечание. Подробнее о мнении Минфина относительно ЭЦП можно узнать: ГК, 2015, N 12, с. 4

То есть наличие электронной подписи – обязательное требование для электронного документа. Если вы обмениваетесь с контрагентом документами, например, по электронной почте, или составляете первичные документы с помощью пользовательских программ (Word, Excel и т. п.), то есть без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать. Без живой подписи на бумаге они не могут быть приняты к учету.

Когда электронные документы нужно распечатывать

Налоговые декларации (расчеты), представляемые в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи, так и хранятся виртуально.

Налоговый кодекс не содержит требований об изготовлении бумажных копий электронной отчетности.

Таким образом, само по себе окончание отчетного (налогового) периода не является основанием для распечатывания электронных документов, подписанных ЭЦП, в частности налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, первичных документов, а также иных бумаг, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной печатью. Такие документы можно продолжать хранить в электронном виде и распечатывать только по требованию и при необходимости.

Какие документы составляются исключительно на бумажном носителе

Подборка наиболее важных документов по запросу Какие документы составляются исключительно на бумажном носителе (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Подборка судебных решений за 2021 год: Статья 6 «Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью» Федерального закона «Об электронной подписи»»Также апелляционный суд отмечает, что оригинал определения Арбитражного суда Республики Адыгея от 15.12.2020, выполненный на бумажном носителем, не подписан судьей Мисифулиной Н. Г. (л.д. 121). Однако указанное обстоятельство не является основанием для перехода апелляционного суда к рассмотрению дела по правилам, установленным для рассмотрения дела в арбитражном суде первой инстанции, поскольку указанное определение также выполнено в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью судьи, что следует из карточки дела в Картотеке арбитражных дел. Поскольку юридическое значение каждого документа равнозначно, апелляционный суд находит, что исполнение определения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью судьи, достаточно для соблюдения требования закона относительно формы судебного акта. Согласно части 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».»

Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 6 «Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью» Федерального закона «Об электронной подписи»»Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ). В силу п. 1 и п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1). Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 2). Таким образом, документ, составленный в электронной форме и подписанный электронной подписью, является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Поскольку жалоба ООО НПО «Хорда», подана по средствам электронной почты и подписана ЭЦП генерального директора Хорохорина Н. В., оснований для ее возврата у антимонопольного органа не имелось.»

Готовое решение: В каких случаях договор можно подписать электронной подписью до 1 октября 2019 г.(КонсультантПлюс, 2019)соглашением сторон. Полагаем, что для использования усиленной квалифицированной подписи достаточно устно договориться об этом с контрагентом. Дело в том, что закон приравнивает электронный документ, подписанный такой подписью, к бумажному документу с собственноручной подписью и печатью (если он должен быть заверен ею). Но учтите, что такую подпись нельзя применять, если закон требует составить документ исключительно на бумажном носителе (ч. 1, 3 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Нормативные акты

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ(ред. от 04.08.2023)»Об электронной подписи»(с изм. и доп., вступ. в силу с 15.08.2023)1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Распечатанный документ с электронной подписью

Подборка наиболее важных документов по запросу Распечатанный документ с электронной подписью (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Позиция ВАС РФ: Распечатки страниц интернет-сайта не принимаются в качестве доказательства, если лицо, участвующее в деле, не обосновало допустимость их представленияПостановление Президиума ВАС РФ от 05.04.2012 N 16311/11 по делу N А40-7557/11-152-86Применимые нормы: ч. 3 ст. 75 АПК РФСогласно ч. 3 ст. 75 АПК РФ документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием сети Интернет, а также документы, подписанные электронно-цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены Арбитражным процессуальным кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий ВАС РФ.

Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.03.2023 N 14АП-268/2023 по делу N А13-6886/2022Требование: О признании недействительным протокола об итогах открытого конкурса на право получения свидетельств об осуществлении перевозок по межмуниципальным маршрутам регулярных перевозок. Решение: В удовлетворении требования отказано. Суд первой инстанции обоснованно указал, что отсутствие оригиналов таких справок у кандидата на участие в конкурсе, является основанием для отклонения заявки на его участие. Сам факт предоставления электронных справок от органов ГиБДД и налоговой службы в распечатанном виде (переведенных на бумажный носитель) не свидетельствует о незаконности данных документов, поскольку такой документ содержит указания на то, что подлинник электронного документа, подписан электронной подписью. Требование о предоставлении в составе заявки оригинала справок направлено на обеспечение достоверности соответствующих сведений, предоставляемых участниками конкурса. Вместе с тем, недостоверность сведений, предоставленных ИП Шабановым М. З. в составе заявки, не выявлена ни на момент проведения конкурса, ни в ходе судебного разбирательства.

Положение Банка России от 29.01.2018 N 630-П(ред. от 31.05.2022)»О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»(Зарегистрировано в Минюсте России 18.06.2018 N 51359)Документы, применяемые при осуществлении кассовых операций, оформляемые в виде электронных документов, должны подписываться работником (работниками) кредитной организации, ВСП, клиентом электронными подписями в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2016, N 1, ст. 65) (далее — электронная подпись). При отсутствии возможности подписания электронной подписью документы, применяемые при осуществлении кассовых операций, должны распечатываться на бумажном носителе работником кредитной организации, ВСП и подписываться собственноручными подписями работника (работников) кредитной организации, ВСП, клиента с учетом требований настоящего Положения. При подписании документов, применяемых при ведении кассовых операций, электронными подписями на указанных документах, распечатанных на бумажном носителе, должны проставляться отметки, позволяющие определить лицо (лиц), подписавшее (подписавших) электронный документ.

Какие документы распечатать по зарплате

Подборка наиболее важных документов по запросу Какие документы распечатать по зарплате (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 08.09.2020 по делу N 88-17108/2020Категория спора: Защита прав и интересов работника. Требования работника: 1) О взыскании задолженности по заработной плате; 2) О взыскании компенсации морального вреда. Обстоятельства: Истец считает, что работодатель оплачивал его работу не в полном объеме (без учета надбавок за работу в местности, приравненной к Крайнему Северу). Решение: 1) Отказано; 2) Удовлетворено в части. Оценивая ссылки в апелляционной жалобе относительно подтверждения сверхурочной работы истца распечатками показаний с тахографа, судебная коллегия, исходя из правил ст. 60 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, указала, что учет рабочего времени работника осуществляется путем ведения работодателем соответствующих табелей (методом регистрации в них количества отработанного времени за каждый рабочий день (смену)), тогда как представленные истцом показания тахографа, которые не содержат никаких данных, позволяющих их идентифицировать с исполнением истцом трудовых обязанностей в ООО «РЕСУРС», противоречат табелю учета рабочего времени, при отсутствии иных документов, которые бы подтверждали выполнение работы по заданию ответчика, нельзя признать достаточными доказательствами для признания неверными выводов суда в части расчета заработной платы за отработанный период. В отношении представленных истцом в материалы дела копий проездных документов судебная коллегия указала, что они также не могут быть приняты во внимание, поскольку не подтверждают нахождение истца на рабочем месте и выполнение им сверхурочной работы. Судебной коллегией учтено, что ни заявления истца о согласии на сверхурочные работы, ни приказа о привлечении его к таким работам материалы дела не содержат, ответчиком данные обстоятельства отрицаются.

«Трудовые права работников: Научно-практическое пособие»(2-е издание, переработанное и дополненное)(Шувалова И. А.)(«ИНФРА-М», 2022)Если с работником, приступившим к работе, не был оформлен трудовой договор, он может обратиться с жалобой в инспекцию по труду, но стоит иметь в виду, что анонимные жалобы не принимаются, и при проверке компании работодатель, скорее всего, узнает, кем она была инициирована. В случае если инспекцией по труду будет установлен факт незаключения с работником трудового договора, работодатель будет привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, которая влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб., на индивидуальных предпринимателей — от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб. Для установления факта возникновения трудовых отношений либо после незаконного увольнения можно обратиться в суд. В таком случае работнику придется собрать доказательственную базу, что фактически трудовые отношения с ним возникли. Таким образом, если работодатель отказывается заключать трудовой договор с сотрудником, для того чтобы доказать факт возникновения трудовых отношений, работнику нужно собрать необходимые сведения. К ним могут относиться: пропуск на работу, платежные документы, акты, различные договоры, распечатка с банковской карты, если заработная плата перечислялась на карту, и т.д. В документах обязательно должны быть указаны: фамилия, имя, отчество, должность и подпись сотрудника. Некоторые работники подходят к работодателю с просьбой написать им рекомендации для трудоустройства на новую работу. Работодатель таким документом как раз и подтверждает, что сотрудник у него работал, зарекомендовал себя хорошо, ему выплачивалась заработная плата в определенном размере. При обращении в суд работник может попросить: установить факт возникновения трудовых отношений, а также обязать работодателя произвести соответствующую запись в трудовую книжку (если уже уволился, то запись об увольнении по собственному желании или по соглашению сторон), выплатить заработную плату (если она не выплачивалась), произвести отчисления в пенсионный фонд, произвести выплату за неоплаченный отпуск, выплатить компенсацию морального вреда, возместить понесенные расходы (например, за оплату услуг представителя).

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1″Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Какие документы нельзя хранить в электронном виде

В современном мире большая часть бухгалтерских документов создается с помощью специальных программ. Возникает закономерный вопрос: а можно ли хранить все документы в электронном виде и не распечатывать? В данной статье рассмотрим документы по расчетам с сотрудниками и разберемся, какие из них можно не выводить на печать.

Каждый документ проходит свой жизненный цикл. Условно можно выделить четыре этапа жизни бухгалтерского документа:

2. Работа с документом (ведение, внесение дополнений).

Чаще всего способ хранения документа (на бумаге или в электронном виде) будет зависеть от процесса его оформления. Если документ предусматривает наличие подписи работника, его придется распечатать и далее хранить в бумажном виде. Например, заявление о приеме на работу хранится исключительно в распечатанном виде. То же самое правило касается различных заявлений о предоставлении пособий, имущественных вычетов и т. п. Несмотря на то что для таких заявлений бухгалтерия предприятия нередко готовит шаблоны, печатать их все равно необходимо, чтобы работник поставил личную подпись.

Рассмотрим, как хранить самые основные первичные документы, регистры и отчетность по учету работников и расчетам с ними.

Расчетный листок

Для крупных компаний наиболее удобный способ выдачи расчетных листков — это направление их на электронную почту работников. Небольшие компании чаще всего выдают работникам бумажный расчетный лист.

Законодательство не запрещает пересылать квитки в электронном виде. Статья 136 ТК РФ гласит, что работодатель должен извещать работника о составных частях выдаваемой зарплаты в письменной форме. Таким образом, расчетный листок может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде.

Если работодатель направляет квитки в электронном виде, нужно закрепить способ выдачи расчетных листков в трудовом или коллективном договоре (или ином локальном акте предприятия). Данную позицию подтвердил и Минтруд РФ в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

Таким образом, расчетные листки можно хранить и пересылать в электронном виде. В этих документах содержатся персональные данные работников, поэтому нужно организовать электронный документооборот так, чтобы информация не попала к другим лицам.

Читайте в нашей инструкции «Персональные данные»:

Зарплатные ведомости, расходные кассовые ордера

Если зарплата выдается из кассы, в ведомости на выдачу зарплаты должны стоять подписи работников. Если деньги выдаются на основании расходного ордера (РКО), подпись получателя также необходима.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что зарплатная ведомость и РКО должны быть распечатаны на бумаге. Действительно, это наиболее удобный способ учета. Однако ЦБ РФ разрешает вести указанные документы в электронном виде (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210). Теоретически работодатель может организовать такой учет. Для этого понадобится снабдить всех ответственных лиц (кассира, главбуха) и работников, получающих зарплату в кассе, электронной подписью.

Чаще всего зарплата направляется безналичным путем и составлять кассовые документы нет необходимости. А при редких случаях выдачи зарплаты из кассы проще распечатать документ и получить личную подпись сотрудника, который уже пришел в кассу за своими деньгами.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ведут обычно в специальных программах. По окончании отчетного периода его распечатывают и передают в бухгалтерию.

Унифицированная форма табеля содержит три подписи: ответственного лица, руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы. Если все эти лица имеют собственную электронную подпись и с помощью нее подпишут табель, электронный документ будет равносилен бумажному (ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ). В таком случае табель можно составлять, передавать и хранить в электронном виде. Если подписи в табеле отсутствуют, проверяющие могут не принять расходы на оплату труда.

Отчетность по сотрудникам, налогам и взносам

При численности до 25 человек законодательство разрешает сдавать некоторые отчеты на бумаге. В этом случае вопрос о способе хранения этой отчетности не возникает.

Как же быть с отчетностью, которую организация направляет чрез интернет? Можно ли не распечатывать 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, расчет по страховым взносам, СЗВ-М? Компания имеет право хранить перечисленную отчетность в электронном виде. То есть дублировать на бумаге отчетность по взносам и НДФЛ не обязательно. Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Данную позицию также подтвердил Минфин РФ в письме от 05.05.2015 № 07-01-06/25701.

НК РФ не содержит разъяснений по хранению регистров. Значит, налоговые регистры по учету взносов и НДФЛ можно вести как на бумаге, так и электронно. Если регистры учета запросят налоговики для проверки, их нужно распечатать.

Как хранить электронные документы

Целесообразно хранить все электронные документы как минимум на двух разных носителях. В случае повреждения одного из носителей информации останется копия.

Для сохранности информации рекомендуем периодически проверять электронные архивы документов — их открываемость и читабельность.

Важно! Все документы, на которых должна стоять подпись ответственных лиц, следует распечатывать либо заверять электронной подписью (если это допускает законодательство). Электронный документ без электронной подписи уполномоченного лица считается недействительным.

Ответственность за отсутствие правильно оформленных документов

Документы без подписи могут быть признаны недействительными — это равносильно их отсутствию.

Отсутствие первичных документов проверяющие признают грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету. За это нарушителю полагается штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Повторное нарушение грозит дисквалификацией до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

Наказание также предусмотрено и ст. 120 НК РФ — штраф от 10 000 до 40 000 рублей.

Эксперт сервиса Норматив