ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ ОРГАНИЗАЦИИ В 2023 ГОДУ

Политика обработки персональных данных и Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников

С 1 сентября 2015 года при сборе персональных данных операторы обязаны обеспечивать локализацию персональных данных россиян на серверах, расположенных на территории России (ч. 5 ст. 18 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»; далее – закон о персональных данных). И работодатель, поскольку он является оператором, также обязан соблюдать указанное требование. Принимать новые локальные акты закон не требует, а вот коррективы в уже существующие следовало внести еще до сентября прошлого года.

Деятельность компании в части защиты персональных данных, как правило, регламентируют два документа: Политика обработки персональных данных и Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников.

Собственно, локальным нормативным актом является только Положение, которое распространяется на сотрудников организации. Однако в поле зрения компании часто попадают и персональные данные, которые касаются третьих лиц (контрагентов, клиентов, родственников сотрудников и др.). Порядок работы с этими данными как раз и фиксируется в Политике. » Политику о порядке обработки персональных данных мы должны сделать публичной (ч. 2 ст. 18.1 закона о персональных данных). Проще всего разместить ее на своем сайте. Но есть организации, у которых нет сайта – в этом случае, как правило, рядом с тем местом, где посетителям оформляются пропуска, вешают кармашек, в который вкладывается Политика на бумажном носителе. Любой человек сможет ее вынуть и изучить», – уточнила 5 июля на конференции, организованной «АСЭРГРУПП», к.ю.н., доцент кафедры трудового права Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», ведущий научный сотрудник отдела законодательства о труде и социальном обеспечении Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ Татьяна Коршунова. Соблюдение указанных требований может проверить не только ГИТ, но и сотрудники Роскомнадзора.

И в Политике, и в Положении должно быть условие о том, что при сборе персональных данных оператор обязуется обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных россиян с использованием баз данных, находящихся на территории России. Кроме того, нужно указать место нахождения такой базы данных.

«Иногда спрашивают, нельзя ли совместить два эти документа в одном. Конечно, можно, но только локальные акты не предусмотрены для того, чтобы ими руководствовались третьи лица. Например, зачем знакомить с ним человека, который по доверенности получает товар? Это будет нелогично», – заключает Татьяна Коршунова.

Сроки хранения локальных нормативных актов

Компания обязана хранить документы, предусмотренные законом, своим уставом, внутренними документами, а также нормативными правовыми актами РФ. Локальные нормативные акты не исключение.

Сроки хранения определены перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Соблюдать указанные в перечне сроки необходимо в силу части 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Часть ЛНА подлежит постоянному хранению, а часть – в течение определенных сроков.

Постоянно нужно хранить (пп. 40, 294, 380, 394, 440, 465 перечня № 236):

Документы с указанным в перечне № 236 постоянным сроком хранения в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не могут храниться менее 10 лет (сноска 1 к указанному перечню, п. 4.4 инструкции по применению перечня, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Некоторые документы нужно хранить в течение определенного срока:

Изменение, отмена и хранение локальных актов

В случае изменения законодательства, акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, но важно, чтобы такие изменения не ухудшали положение работников по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями.

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

Отмену локального акта также следует оформить приказом, за исключением случаев, когда срок действия такого акта истек автоматически.

В соответствии со ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка организации обычно являются приложением к коллективному договору, который заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ст. 43 ТК РФ). Поэтому если в организации существует коллективный договор, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не может превышать трех лет со дня его подписания либо со дня, установленного коллективным договором. Если коллективный договор в организации отсутствует, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не ограничен.

Оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте – в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. В любом случае у работника всегда должна быть возможность при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.

Работодатель также обязан хранить недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В соответствии с этим перечнем практически все локальные нормативные акты хранятся в организации, в которой они были разработаны и утверждены, постоянно.

В заключение обратим внимание на следующее: несмотря на довольно разнообразное количество образцов локальных нормативных актов, не стоит торопиться применять их для своей организации. Лучше подойти к процессу разработки таких документов творчески, применяя при этом не только нормы трудового законодательства, но и действующие в организации коллективные договоры, соглашения и другие нормативные акты.

Понятие локального нормативного акта

Локальный нормативный акт (ЛНА) – это внутренний документ работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, неурегулированной трудовым законодательством (ст. 8 ТК).

Из числа работодателей, имеющих право принимать ЛНА, законодатель исключил физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Соответственно, все остальные, включая индивидуальных предпринимателей, вправе, а в некоторых ситуациях обязаны принимать соответствующие локальные акты.

Работодатель – субъект малого предпринимательства, отнесенный к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе полностью или частично отказаться от принятия ЛНА.

Исключение составляет акт о временном переводе работников на дистанционную работу, предусмотренный ст. 312.9 ТК.

Условия, регламентирующие вопросы, которые должны регулироваться локальными нормативными актами, работодатель обязан включать в трудовые договоры с работниками. Составлять трудовые договоры он должен по типовой форме (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК).

Если же такой работодатель не отказывался от принятия ЛНА, то типовой формой при составлении трудовых договоров он может не руководствоваться (письмо ГИТ в городе Москве от 17.02.2021 № 77/10-4921-ОБ/18-1299).

По каким правилам составлять ЛНА смотрите у эксперта по кадровому учету на курсе «Кадровик с нуля до профи». Научитесь всему нужному, получите красный диплом.

Узнать новое в кадрах

Кто разрабатывает локальные нормативные акты в организации

Для разработки локальных нормативных актов нередко создают рабочие группы из сотрудников отдела кадров, юридического отдела, бухгалтерии.

При необходимости в ее состав включают руководителей подразделений, в отношении которых разрабатывается акт.

Это позволяет решить все спорные вопросы и согласовать документ с заинтересованными подразделениями еще на стадии разработки.

Состав рабочей группы и порядок ее работы целесообразно закрепить в соответствующем приказе. Поскольку законодательством форма такого приказа не предусмотрена, работодатель вправе определить ее самостоятельно. Участников рабочей группы необходимо ознакомить с приказом под подпись.

На практике проект локального нормативного акта разрабатывает участник рабочей группы, назначенный руководителем группы. Остальные члены вправе вносить предложения и замечания в ходе подготовки проекта документа.

Локальные нормативные акты в свете последних изменений в законодательстве

При составлении локальных нормативных актов работодателям нередко приходится учитывать требования не только трудового законодательства, но и иных федеральных законов и нормативных правовых актов (ст. 8 ТК РФ).

За последний год было принято несколько актов, в том числе и судебных, которые могут напрямую повлиять на позицию проверяющих органов. Разберемся, наличие каких положений следует проверить в локальных актах и включить их туда в случае их отсутствия, чтобы избежать административной ответственности.

***

Подводя итог, можно отметить, что сфера трудовых отношений чувствительна к изменениям даже в областях, далеких от трудового законодательства. Учитывать ли все нововведения в локальных нормативных актах, каждый работодатель решает самостоятельно. Однако своевременная корректировка основных документов компании способна обезопасить от претензий со стороны проверяющих органов и, как следствие, от административной ответственности.

1 С текстом постановления Европейского суда по правам человека можно ознакомиться на официальном сайте ЕСПЧ.

Классификация локальных актов

Локальные нормативные акты, несмотря на общие требования, которые к ним установлены, могут различаться по некоторым признакам.

К основным общим требованиям можно отнести следующие:

Локальные нормативные акты можно разделить на обязательные (наличие которых в организации установлено законодательством) и необязательные (которые работодатель принимает по своему усмотрению). К обязательным, в частности, относятся: документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда, например Положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т. д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).

И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФпорядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ).

Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Что относится к локальным нормативным актам

Наиболее распространенные формы локальных нормативных актов – это положение, правила и инструкция.

Локальные нормативные акты можно разделить на:

К обязательным локальным нормативным актам компании относят:

Оформление локального нормативного акта

При составлении локального нормативного акта нужно уделять внимание не только его содержанию, которое основывается на нормативных правовых актах, но и форме. При оформлении можно воспользоваться положениями ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст).

Согласно данному ГОСТу для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который включает в себя:

Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Что касается структуры локального акта, он, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30‑2003«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (таких как положение, должностная инструкция), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Приведем пример структуры некоторых документов.

Локальные нормативные акты могут содержать приложения. В этом случае делается отметка о наличии приложения. Сделать такую отметку можно в конце документа, например: «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.». На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь с основным документом, например: «Приложение № 1 к Положению о структурном подразделении от 13.01.2014».

Локальный акт подписывается работником, его разработавшим. Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого, если документ проходил согласование с другими должностными лицами, оформляется виза согласования, включающая подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.

На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.

Если локальный нормативный акт принимается с учетом мнения представительного органа работников, факт учета этого мнения оформляется с помощью специального грифа, который проставляется в левом верхнем углу и выглядит следующим образом.

от 13.01.2014 № 1

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения», который ставится в правом верхнем углу. Утверждаться акт может приказом работодателя и отметка будет такая:

приказом ООО «Юпитер»

от 15.01.2014 № 1

Акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. См. образец:

Директор ООО «Юпитер»

Марсов,       А. В. Марсов

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Образец положения о работе с персональными данными

В соответствии со статьей 87 ТК порядок хранения и использования персональных данных сотрудников устанавливает работодатель с учетом требований ТК и иных федеральных законов.

Данная норма обязывает нанимателя принять локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является положение о работе с персональными данными.

Положение можно разработать в произвольной форме, так как нормативной нет.

Структура документа с учетом требований пункта 2 ч. 1 ст. 18.1 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ может быть следующей.

Исходя из требований статей 68, 86 ТК, работники и их представители должны быть ознакомлены с положением под подпись.

К статье приложен образец положения о работе с персональными данными с которым можно ознакомиться.

Образец правил внутреннего трудового распорядка

Обычно правила внутреннего трудового распорядка состоят из разделов, которые обязательно должны быть в этом локальном нормативном акте в силу требования закона, а также из дополнительных разделов, которые можно включить с учетом специфики компании.

Правила обязательно должны содержать следующие разделы (ч. 4 ст. 189 ТК).

В него включают информацию о документах, которые сотрудник должен представить при приеме на работу, информацию о допуске к работе, об испытательном сроке, требования к заключению трудового договора, оформлению приказа о приеме на работу, трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности.

Все эти вопросы четко регламентированы законом, поэтому достаточно процитировать информацию из гл. 10 и 11 ТК, в частности, ст. 61, 65, 66.1, 70 ТК.

Дополнительно можно предусмотреть, например, заполнение специальной анкеты при приеме на работу, информацию об оформлении электронных пропусков для учета входа и выхода работника и так далее.

Увольнение сотрудников детально описано в законе, поэтому в данном разделе рекомендуем предусмотреть следующую фразу: «Прекращение трудового договора регулируется гл. 13 Трудового кодекса РФ».

Дополнительно рекомендуем уточнить порядок передачи дел при увольнении работника (кому и как и в какие сроки работник должен передать дела), сдачи материальных ценностей и документов, оформления обходного листа (форму такого листа можно сделать приложением к ПВТР).

Они четко прописаны в части 1 ст. 21, ч. 1 ст. 22 ТК. Можно продублировать как все положения об основных правах работника и работодателя, так и некоторые из них, указав, что все остальное перечислено в указанных нормах. На практике в документ нередко включают дополнительные права – гарантии для работников, например, медицинское страхование по программе ДМС, доплату по больничному листу.

Они, так же как и их права, закреплены в части 2 ст. 21, ч. 2 ст. 22 ТК. С учетом специфики компании в документ включаются и другие обязанности работника, например, сообщать о болезни непосредственному руководителю по телефону в день, когда открыт листок нетрудоспособности, соблюдать установленный в организации дресс-код.

Она урегулирована законом. Здесь у работодателя нет возможности предусмотреть что-то сверх того, что предлагает закон.

Поэтому можно использовать следующую формулировку: «Работник и работодатель несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В частности, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности согласно ст. 192, 193 Трудового кодекса РФ. Стороны трудового договора несут материальную ответственность в случаях и порядке, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами».

Здесь описываются режимы работы, которые есть в компании. Рабочее время не должно превышать 40 часов в неделю либо установленную норму рабочего времени за учетный период – например, месяц, квартал, год (ч. 2, 3 ст. 91, ч. 1, 3 ст. 104 ТК). Чтобы прописать режим работы, нужно указать (ч. 1 ст. 100 ТК):

Если отдельные работники будут работать по индивидуальному режиму, нехарактерному для организации, то такой режим работы в правила внутреннего трудового распорядка включать необязательно.

Достаточно прописать его в трудовом договоре с сотрудником (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100 ТК).

Например, рекомендуем так поступить, если только у конкретного работника установлен неполный рабочий день либо ненормированное рабочее время.

В правилах нужно перечислить все виды отдыха, так как в ч. 4 ст. 189 ТК не установлено, какие именно виды времени отдыха нужно описать, а какие нет. Поэтому подробно описывают все виды времени отдыха, которые предоставляют работникам с учетом ст. 107 ТК, а именно: перерывы в течение рабочего дня (смены), ежедневный (межсменный) отдых, выходные дни, нерабочие праздничные дни, отпуска. При составлении данного раздела рекомендуем использовать руководство по соблюдению обязательных требований по времени отдыха, утвержденное Рострудом.

Можно указать основные виды поощрений за труд – объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ч. 1 ст. 191 ТК).

Если в компании предусмотрены другие меры поощрения, они также прописываются в правилах (ч. 2 ст. 191 ТК). Либо можно включить формулировку: «Работодатель вправе поощрить работников иным образом».

Здесь перечисляются дисциплинарные взыскания, которые можно применить к работникам: замечание, выговор или увольнение на соответствующем основании (ч. 1 ст. 192 ТК).

Рекомендуем указать конкретные нарушения трудовой дисциплины, за которые налагают дисциплинарные взыскания, а также порядок их применения и снятия дисциплинарных взысканий (ст. 193, 194 ТК).

Также можно включить в правила и другие положения, которые характерны для компании и позволят урегулировать трудовые отношения (ч. 4 ст. 189 ТК).

Самое главное – они не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным в нормативных правовых актах, коллективном договоре, соглашениях. Иначе такие положения правил нельзя применять (ч. 4 ст. 8 ТК).

Рекомендуем указать в ПВТР даты выплаты зарплаты. Тогда не нужно, например, включать это условие в трудовой договор (ч. 6 ст. 136 ТК). И если дата изменится, работодателю не придется заключать со всеми сотрудниками дополнительные соглашения.

Формулировка с учетом требований части 6 ст. 136 ТК может быть следующей: «Заработная плата выплачивается работнику каждые полмесяца. Первая часть заработной платы выплачивается 20-го числа текущего месяца, вторая – 5-го числа месяца, следующего за расчетным».

Использование формулировок «не позднее» при определении даты выплаты незаконно, так как нужно определить именно конкретный день выплаты (ч. 6 ст. 136 ТК). Разрыв между выплатами на первую половину месяца и за вторую половину месяца не должен превышать 15 календарных дней (письмо ГИТ в городе Москве от 22.06.2021 № ПГ/16732/10-21740-ОБ/18-593).

По мнению Роструда и ГИТ, не является нарушением, когда промежуток между выплатами превышает 15 дней в связи с тем, что в месяце 31 календарный день, а также в связи с совпадением дня выплаты зарплаты с выходным или нерабочим праздничным днем (письмо ГИТ в городе Москве от 26.08.2022 № ПГ/22605/10-30437-ОБ/18-661).

Рекомендуем также предусмотреть в правилах обязанность работников представить справки медорганизаций, подтверждающие прохождение диспансеризации в день (дни) освобождения от работы. Это касается, например, работников, достигших возраста 40 лет (ч. 2, 5 ст. 185.1 ТК).

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.

Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.

Кто утверждает локальные нормативные акты в организации

Утверждает локальные нормативные акты руководитель компании своим приказом. При наличии профсоюза некоторые документы надо принимать с учетом его мнения (ст. 8 ТК).

Порядок учета мнения установлен ст. 372 ТК.

В предусмотренных ТК случаях работодатель до утверждения ЛНА направляет его проект и обоснование по нему в представительный орган работников (профсоюз).

Этот орган должен в срок не позднее пяти рабочих дней с момента получения документов направить работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме.

В случае если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом ЛНА либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в трудовой госинспекции или в суде.

Профсоюз также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК.

С утвержденным актом нужно ознакомить под подпись тех сотрудников, чью трудовую деятельность они затрагивают.

Вновь принимаемого работника знакомят со всеми необходимыми ЛНА. Факт ознакомления можно фиксировать как в тексте трудового договора, например, путем перечисления локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора, так и в отдельном документе – в ЛНА на листе ознакомления с ним.

Работодатель может также предусмотреть журнал информирования сотрудников с локальными нормативными актами, где они будут расписываться в подтверждение того, что ознакомлены с соответствующими актами.

Образец положения об оплате труда

Положение об оплате труда необходимо, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК). Такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии.

Так, определением Санкт-Петербургского городского суда от 15.04.2010 № 4755 подтверждено, что работодатель вправе был не выплачивать премию в определенном размере ежемесячно, поскольку условие об обязательном начислении премии фиксированного размера не содержалось ни в трудовом договоре работника, ни в положении об оплате труда, действующем у работодателя.

В этом локальном нормативном акте работодатель вправе прописать условия и порядок начисления различных доплат, если в ПВТР такие положения отсутствуют, например, доплата за работу в вечернюю смену.

Положение об оплате труда (при отсутствии аналогичных норм в ПВТР) должно содержать порядок и условия выплаты дополнительного вознаграждения работникам, которым в силу ч. 3 ст. 112 ТК оно должно быть начислено.

Данным локальным нормативным актом также можно устанавливать нормы труда. Согласно статье 162 ТК их введение, замена и пересмотр могут предусматриваться локальными нормативными актам.

В связи с этим если в организации принимаются решения, касающиеся норм труда, то работодатель обязан иметь документ, которым регулируются соответствующие правила и условия.

К статье приложен образец положения об оплате труда с которым можно ознакомиться.

Что не относится к локальным нормативным актам

Не относятся к локальным нормативным актам приказы о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, выплате премий или матпомощи и другие документы однократного применения или касающиеся одного работника.

Правила внутреннего трудового распорядка

В начале года Европейский суд по правам человека (ЕСПЧ) признал право работодателя контролировать переписку сотрудников в рабочее время1. Суть спора состояла в том, что сотрудник, уволенный из компании за использование служебного аккаунта для личного общения, счел действия работодателя по чтению находящихся в мессенджере сообщений нарушением его права на тайну переписки. Е СПЧ, однако, встал на сторону работодателя, отметив, что тот вправе знать, чем занимается его сотрудник в рабочее время, и контролировать деятельность работников по использованию Интернета только для осуществления профессиональной деятельности. Тем более, что использование корпоративного аккаунта в личных целях было прямо запрещено корпоративными правилами, и работник был предупрежден о возможных проверках.

Таким образом, Суд признал право работодателя проверять переписку сотрудников.

«Отслеживать содержание корпоративной почты, интернет-траффик, использование компьютера – законное право работодателя. Что и подтвердил ЕСПЧ в указанном выше решении», – пояснил порталу ГАРАНТ. РУ эксперт центра правового содействия законотворчеству «Общественная Дума» Сергей Слесарев.

Аналогичные выводы есть и в решении российских судов (Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 1 декабря 2015 г. по делу № 33-17852/2015, Апелляционное определение Московского городского суда от 4 августа 2015 г. по делу № 33-24617/15).

С тем, чтобы исключить уголовную ответственность за нарушение тайны переписки и обезопасить себя от претензий со стороны сотрудников, желательно включить условие о проверке корпоративной переписки в Правила внутреннего трудового распорядка или иной локальный акт.

Татьяна Коршунова, к.ю.н., доцент кафедры трудового права Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», ведущий научный сотрудник отдела законодательства о труде и социальном обеспечении Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ:

«В Правилах внутреннего трудового распорядка или в специальном документе о пользовании корпоративной почтой работодатель должен зафиксировать, что корпоративная почта может использоваться исключительно для деловой переписки. Использование корпоративного почтового ящика для личных целей не допускается. Также следует указать, что работодатель имеет право в любой момент проверить корпоративную почту сотрудника.

Когда работник заранее знакомиться с данным локальным актом и ставит свою подпись, он дает работодателю свое согласие на это. Если ему не хочется, чтобы кто-то проверял его корпоративную почту, значит он просто ищет другую работу».

Складывающаяся судебная практика подтверждает законность проверки работодателем не только корпоративной электронной почты сотрудников, но и их активности в социальных сетях. Частое посещение сайтов, не имеющих прямого отношения к выполняемой работе, может быть признано нарушением трудовой дисциплины и в разных случаях послужить основанием для сокращения должности работника на 0,5 ставки, объявления выговора и даже для увольнения (апелляционное определение Новгородского областного суда от 6 июня 2012 г. по делу № 2-1935/12-33-823, апелляционное определение Рязанского областного суда от 11 февраля 2015 г. № 33-335, апелляционное определение Омского областного суда от 12 февраля 2014 г. по делу № 33-649/2014).

Обязанность использовать корпоративный компьютер исключительно в рабочих целях, а также право работодателя проверять соблюдение сотрудниками этой обязанности, также стоит закрепить в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Положение об аттестации

Нужно ли работодателю проверять квалификацию уже работающих в организации сотрудников на соответствие профстандарту, если для данной категории специалистов он стал обязателен?

Как поясняет Минтруд России, вступление в силу профессиональных стандартов не является основанием для увольнения работников. Если уровень конкретного сотрудника оказался ниже, чем предусмотренный профстандартом, руководство может подобрать для него соответствующую программу обучения.

О том, с какими локальными нормативными актами работодатель должен ознакомить работника при приеме на работу, а также каков порядок этого ознакомления, узнайте в интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите бесплатный доступ на 3 дня! Получить доступ

Кроме того, работодатель вправе провести аттестацию работников. Так, уточняет ведомство, при применении квалификационных справочников и профессиональных стандартов лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в разделе «Требования к квалификации», но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии назначаются на должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

Однако если работодатель считает, что работник не справляется со своими обязанностями, он может признать его по результатам аттестации не соответствующим занимаемой должности (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). По общему правилу Положение об аттестации обязательным локальным нормативным актом не является, а значит, его отсутствие не повлечет за собой административную ответственность. Но если работодатель хочет проверить квалификацию своих работников и привести ее в последующем в соответствие определенным требованиям либо уволить не отвечающих этим требованиям сотрудников по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, без такого Положения не обойтись. Исключения составляют только случаи, когда обязательная аттестация регламентирована законом или подзаконным нормативным правовым актом (например, Приказ Министерства образования и науки РФ от 7 апреля 2014 г. № 276 «Об утверждении Порядка проведения аттестации педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность»).

В Положении об аттестации могут быть перечислены все основания и условия, при которых сотрудника, не прошедшего аттестацию, «условно» допускают к работе – например, при последующем обучении за счет работодателя, повышении его квалификации и повторной переаттестации. Однако лучше избегать таких положений – оставьте только два основных вывода аттестационной комиссии: соответствует занимаемой должности и не соответствует занимаемой должности.

Должностная инструкция

1 июля текущего года вступило в силу положение, согласно которому профстандарты  стали обязательны для применения работодателями, если это предусмотрено ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами (ст. 195.3 ТК РФ). До этого они за некоторым исключением носили лишь рекомендательный характер – обязательными они были, например, для педагогических работников (ст. 46 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).

Требования того или иного профстандарта работодателю желательно учитывать при разработке должностных инструкций. Если изменения в результате затронут круг обязанностей уже работающих сотрудников, их нужно предупредить об этом не менее чем за два месяца, и получить согласие (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Положения должностной инструкции, разработанной в соответствии с требованиями профстандарта, также можно использовать при подборе персонала. Обязанность непосредственного руководителя и/или отдела кадров указывать соответствующие требования к кандидатам при составлении бланка заявки может быть также прописана в Положении о найме, ротации и увольнении персонала.

11 июля 2015 года вступила в силу поправка в ТК РФ, которая обязала работодателей давать по просьбе соискателя письменные разъяснения с причинами отказа в приеме на работу (ч. 5 ст. 64 ТК РФ). Срок для предоставления такого разъяснения должен составлять не более семи рабочих дней. Как правильно составить письменный отказ в приеме на работу, мы уже разобрались ранее. Главное в таком отказе – обоснованность. Помочь работодателю четко сформулировать основания, по которым кандидату было отказано в трудоустройстве, как раз и поможет должностная инструкция по вакантной должности. В ней должны быть подробно прописаны требования к образованию, опыту работы специалиста, а также квалификационные требования, предусмотренные соответствующим профстандартом. Перечень профстандартов можно уточнить в нашей бизнес-справке.

Таким образом, при составлении отказа работодателю останется лишь сослаться на конкретную должностную инструкцию и указать те требования этого документа, которым соискатель не соответствует.

Однако стоит иметь в виду, что такое требование, как отсутствие у кандидата вредных привычек, считается дискриминационным, поскольку оно не относится к деловым качествам работника. К такому выводу в мае это года пришел Тверской районный суд г. Москвы. Следовательно, наличие данного требования в должностной инструкции и/или Положении о найме, ротации и увольнении персонала также может быть признано дискриминацией.