Процесс принятия управленческих решений
основан на сборе и обработке информации.
Информация о фактическом состоянии дел
в системе управления содержится в
различных источниках, но важнейшее
место среди них занимают
информационно-справочные
документы: докладные
записки, справки, акты и др.
Эти
документы играют служебную роль по
отношению к организационно-правовым и
распорядительным документам: они
содержат сведения, побуждающие принимать
определенные решения, позволяют выбрать
тот или иной способ управленческого
воздействия в конкретной ситуации
.
Особенностью
этих документов является то, что они в
процессе документооборота учреждения
идут снизу вверх по системе управления:от работника к руководителю подразделения,
от руководителя подразделения к
руководителю организации, из
подведомственной организации в
вышестоящую. Отдельные разновидности
информационно-справочных документов,
например, служебные записки, используются
для реализации информационных связей
между равными, не состоящими в отношениях
соподчинения должностными лицами. Таким
образом, эти документы, в первую очередь,
реализуют внутренние коммуникативные
связи организации.
Большинство
документов, издаваемых в организациях,
являются информационно-справочными.
Информационно-справочные
документы – это
совокупность документов, содержащих
информацию о фактическом положении
дел, служащих основанием для принятия
решений.
Документы этой
системы играют служебную роль по
отношению к организационно-правовым
и распорядительным
документам.
Особенностью этих
документов является то, что они идут
снизу вверх по системе управления: от
работника к руководителю подразделения,
от руководителя подразделения к
руководителю организации, от
подведомственной организации в
вышестоящую.
На основе резолюции
руководителя информационно-справочные
документы могут стать основанием для
принятия каких–то решений или подготовки
распорядительных документов.
1.
Акт
–
информационно-справочный
документ, составляющийся группой лиц
для подтверждения установленных фактов,
событий. Акт может содержать выводы,
рекомендации, предложения его
составителей.(см. рис).
Акт утверждается
распорядительным документом или
руководителем, по указанию которого
составлен документ.
Текст акта состоит
из двух частей: вводной,
констатирующей.
Во
вводной части текста акта указывается
основание для составления акта,
перечисляются лица, составившие акт и
присутствующие при этом.
В констатирующей
части содержится описание проделанной
работы; фиксируются факты, излагаются
выводы, предложения составителей акта.
Акт подписывается всеми лицами,
принимавшими участие в его составлении.
Акт имеет следующие
обязательные реквизиты:
10 – наименование
вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный
номер документа;
18 – заголовок к
тексту;
20 – текст документа;
21 – отметка о
наличии приложения;
22 – подпись;
25 – оттиск печати.
Пример оформления
акта представлен Приложении 7.
2.
Протокол
– документ,
фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, заседаниях,
совещаниях. (см. рис).
Текст протокола
состоит из двух частей: вводной
и основной.
Вводная
часть текста
протокола имеет постоянную и переменную
информацию.
Постоянная –
слова: «Председатель», «Секретарь»,
«Присутствовали» (пишутся от левого
поля).
Переменная –
инициалы и фамилии председателя,
секретаря, присутствующих. Пишется от
второго положения табулятора.
Основная часть
протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ –
ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по
каждому вопросу отдельно, от левого
поля без знаков препинания.
Перед словом
СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки
дня, если вопросов несколько. С красной
строки пишут инициалы и фамилию докладчика
в именительном падеже, затем печатают
содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ
с красной строки пишут инициалы и фамилии
выступающих в именительном падеже,
затем печатают содержание доклада,
сообщения.
Завершающая часть
текста протокола – постановление по
вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ.
Она строится по схеме: действие –
исполнитель – срок. Протокол подписывают
председатель и секретарь. Датой протокола
является дата проведения заседания.
Протокол имеет
следующие обязательные реквизиты:
22 – подпись.
Пример оформления
протокола представлен в Приложении 8.
3.
Докладная записка
– документ,
адресованный руководителю своей или
вышестоящей организации и содержащий
изложение какого-либо вопроса или факта
(см. рис. 7).
По содержанию
докладные записки бывают: информационные;
отчетные.
В зависимости от адресата:
внутренние, внешние.
Внутренние докладные
записки оформляются на бланке формата
А4, подписывает их автор–составитель.
Внешние докладные
записки оформляются на общем бланке
формата А4, подписываются руководителем
организации.
Текст докладной
записки делится на две части:
Обязательные
реквизиты докладной записки:
15 – адресат;
Общий
отдел
Генеральному директору
О
замене рабочих столов
Довожу
до Вашего сведения, что канцелярия в
настоящее время имеет рабочие столы,
имеющие износ 80%.
Прошу
рассмотреть вопрос о приобретении шести
новых рабочих столов.
Зав. канцелярией
личная
подпись
Г. Н. Курбатова
Рисунок
7 – Пример оформления докладной записки
4.
Объяснительная записка
– документ,
поясняющий содержание отдельных
положений основного документа (плана,
отчета) или объясняющий причины нарушения
трудовой дисциплины (см. рис. 8).
Объяснительные
записки, являющиеся приложением к
основному документу, поясняющие его,
оформляются на общих бланках. Подписывает
их руководитель.
Объяснительные
записки, объясняющие причины невыполнения
какого-либо поручения, составляются
работниками на стандартном листе бумаги.
Подписывается автором– составителем.
Объяснительная
записка Начальнику
Учебно-методического
10
апреля 2012 г. на занятия по документирование
управленческой деятельности
пришло только трое студентов из состава
35 человек.
В
результате этого занятия пришлось
отменить.
Ст.
преподаватель личная
подпись
И. М. Шутова
Рисунок
8 – Пример оформления объяснительной
записки
5.
Справка
– документ,
подтверждающий какие-либо факты или
события (см. рис. 9).
В справке не даются
выводы и предложения. В справке фиксируют
сведения определенного периода времени.
–
справки служебного
характера представляются по запросу
вышестоящих организаций, а также
сторонних учреждений и организаций.
Составляются справки и внутри отдельных
организаций по запросу руководителя.
Справки, направляемые в вышестоящие
организации, заверяют печатью.
–
справки личного
характера,
как правило,
выдаются сотрудникам организаций для
подтверждения факта их работы, заработной
платы, трудового стажа и т. д. Текст
справки личного характера следует
начинать с фамилии, имени и отчества
работника (в именительном падеже).
Новосибирское
производственное
Детский сад № 2
ВАСЮКЕВИЧ
Оксана Станиславовна работает
техником–конструктором
проектно-конструкторского отдела
объединения.
Оклад
5 600 рублей в месяц.
Начальник отдела
кадров личная подпись
А. В. Иванов
Рисунок
9 – Пример оформления справки
Цели доклада:
информирование и убеждение.
Текст доклада
должен состоять из коротких предложений.
В предложении должно быть не более 20
слов.
7.
Телефонограмма
– официальное
сообщение, переданное по телефону. Этот
вид информационно-справочного документа
используется для передачи срочных
распоряжений, извещений в пределах
телефонной связи.
При передачи
телефонограммы полагается придерживаться
следующих установок:
8. Электронное
сообщение
– информация, переданная или полученная
пользователем информационно-телекоммуникационной
сети.
В соответствии с
законодательством юридическая сила
документов, хранимых, обрабатываемых
и передаваемых с помощью автоматизированных
информационных и телекоммуникационных
систем, может подтверждаться электронной
цифровой подписью, порядок пользования
которой определен Федеральным
законом от 06 апреля 2011 г. « Об электронной
подписи» (№ 63–ФЗ).
Юридическая сила
электронной цифровой подписи признается
при наличии в указанных системах
программно-технических средств,
обеспечивающих идентификацию подписи,
и соблюдении установленного режима их
использования.
Наличие бумажных
аналогов отправленных по электронной
почте документов определяется в
регламентах, инструкциях по ДОУ в
организации. Бумажный аналог создает
удобства в работе для сотрудников,
необходимый в случае возникновения
конфликтных ситуаций, в случае неполучения
документа адресатом и т. п.
1. Составьте и
оформите служебное письмо:
Председатель
правления акционерного коммерческого
банка «Бизнес-Банк» (пр. Широкова, 19,
Москва, 112123, тел.: 567–22–17, факс: 576–22–20)
С. А. Шумов обратился к Генеральному
директору НПО «Маяк» Л. М. Волынцеву с
просьбой рассмотреть вопрос о
предоставлении в длительную аренду АКБ
«Бизнес-банк» рабочих площадей – 180
кв.м под размещение отделения банка.
Письмо было
составлено исполнителем Подлесной на
должностном бланке председателя
правления банка и подписано 24 марта
текущего года.
2. Составьте и
оформите распорядительные документы:
а) С целью привлечения
средств для обеспечения производственной
деятельности генеральный директор ООО
«Арсенал» (г. Курск) О. Г. Соколов 20
сентября текущего года издал приказ о
создании коммерческого отдела в составе
3 штатных единиц: коммерческого директора
– 1, ведущего специалиста – 1, специалиста
– 1. Главному бухгалтеру предприятия
Г. А. Горячеву было поручено представить
на утверждение новое штатное расписание
предприятия на 4 квартал текущего года
к 1 октября. Коммерческому директору Т.
Н. Игнатьеву, который завизировал проект
приказа, предписано закончить
комплектование отдела кадрами с высшим
экономическим образованием к 10 октября.
б) Директор ООО
«Эталон» (зарегистрировано в г.
Петрозаводске) Л. Б. Попов 12 февраля
текущего года издал распоряжение о
проведении ремонтных работ в цехе № 3
в связи с аварийным состоянием отопительной
системы цеха. Распоряжением предписывалось
проведение ремонтных работ в указанном
цехе, за что ответственным был назначен
начальник ремонтно-технической службы
Макаров Д. И. Срок выполнения всех работ
– 15 февраля текущего года.
Осуществление
контроля за проведением ремонтных работ
возлагалось на начальника цеха № 3 Ю.
В. Антонова.
Распоряжение было
завизировано начальником ремонтно-технической
службы Д. И. Макаровым и начальником
цеха № 3 Ю. В. Антоновым, заместителем
директора П. И. Абрамовым.
3. Составьте и
оформите информационно-справочные
документы:
а) Менеджер отдела
маркетинга ООО «Консультант» М. И.
Токарев 28 сентября текущего года
опоздал на работу почти на целый час
(45 мин.), о чем ему было сделано замечание
директором М. П. Устиновой и предложено
объяснить причины проступка в письменной
форме.
б) ЗАО «Альфа»
(Москва) 05.03.20__г. провело заседание Совета
директоров, на котором присутствовали
следующие члены Совета:
И. П. Попов,
И. И. Иванов, С. С. Сидоров, У. У. Устинова,
Ф. Ф. Федоров. В связи с наличием кворума
заседание было признано правомочным.
На заседание выносился вопрос об
определении рыночной стоимости
размещаемых обществом дополнительных
акций. По данному вопросу заслушали
Ф.
Ф. Федорова, который предложил определить
рыночную стоимость размещаемых обществом
акций путем закрытой подписки
дополнительных акций в размере 10 000
(десяти тысяч) р. за акцию. Заседание
постановило утвердить предложение Ф.
Ф. Федорова, так как при голосовании
«ЗА» было отдано пять голосов,
проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ»
не было. Решение принято единогласно.
Заседание вел председатель П. И. Попов.
Протокол подготовлен секретарем И. П.
Петровым.
Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений
Докладная
записка — документ, адресованный
руководителю данного или вышестоящего
учреждения и информирующий его о:
Докладные
записки создаются по инициативе работника
или по заданию его непосредственного
руководителя. Согласно указаниям
руководителя докладные записки,
информирующие его о ходе работ, могут
составляться регулярно, например,
еженедельно или ежемесячно. Цель этого
вида документа – побудить руководителя
принять определенное решение.
В
зависимости от содержания и назначения
докладные записки делятся на информационные
и отчетные.
В
зависимости от адресата докладные
записки могут быть внешними
и внутренними.
Внешняя
докладная записка представляется
руководителю вышестоящей организации,
составляется на бланке письма организации
и подписывается руководителем организации
или его заместителем. Особенностью
оформления внешней записки является
включение в состав заголовочных
реквизитов наименования документа,
которое печатается прописными буквами
(ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может быть
расположено посредине строки над
текстом.
Внутренняя
докладная записка адресуется
руководителю организации или руководителю
подразделения организации. Документ
может быть оформлен на общем бланке, на
стандартном листе бумаги или специальном
бланке (если в организации или структурном
подразделении изготовлены бланки,
предназначенные для докладных записок)
.
Если
докладная записка представляется
руководителю подразделения, она
подписывается составителем; если
адресована руководителю организации,
то подписываетсяруководителемподразделения.
Внутренняя
докладная записка может информироватьо состоянии дисциплины труда и
соблюдении трудового распорядка.
В такой записке приводятся:
Такая
же структура у докладной записки о
нарушении дисциплины труда. В ней
может приводиться как один факт нарушения
дисциплины, так и перечень нарушений.
С помощью докладной записки руководителю
организации должностное лицо разъясняет
свою точку зрения, приводит свои
аргументы, свидетельствующие о
правомерности привлечения работника
к дисциплинарной или иной ответственности.
Датой
докладной записки является дата
ее составления и подписания.
Реквизиты
внешней и внутренней докладной записки
рекомендуется оформлять угловым
способом, однако наименование
документаможно расположить по
центру.
Текстдокладной записки оформляется от первого
лица единственного числа и состоит из
двух или трех смысловых частей:
Вторая
часть в докладной записке может
отсутствовать, в этом случае ее текст
содержит обоснование и выводы или
предложения составителя.
По
результатам рассмотрения докладной
записки на документе проставляется
резолюция.
Формуляр
внешней докладной записки
Заголовок к тексту (О чем)
Текст докладной записки через
1,5 интервала. Текст состоит из двух
частей.
Приложение: 1. План-график на 2
л. в 2 экз.
2. Таблица расчетов на 1 л. в 2
экз.
Наименование должности личная
подписьИ. О. Фамилия
В дело 00-00
Формуляр
внутренней докладной записки
о
нарушении трудовой дисциплины
( в дательном падеже)
И. О. Фамилия (в
дат. падеже)
____________ № _________
О нарушении трудовой
дисциплины
(Фамилия, имя, отчество)
(Наименование
должности с указанием структурного
подразделения)
(С какого
времени работает в данной организации
— по необходимости)
(Мнение о
дисциплинарном взыскании)
структурного подразделения Личная
подпись И. О. Фамилия
Объяснительная
записка – это документ:
1)
который сопровождает или поясняет
содержание отдельных положений основного
документа (плана, отчёта, проекта),
2)
в котором сотрудник объясняет факты,
поступки, события, причины невыполнения
какого-либо поручения, нарушения трудовой
или производственной дисциплины
.
Объяснительная
записка первой разновидностиявляется внешним документом, оформляется
на бланке письма учреждений. В ряде
организаций предусмотрено использование
трафаретных бланков. Объяснительные
записки этой разновидности, как правило,
являются приложениями к основному
документу.
Объяснительная
записка второй разновидности
– внутренний документ,
оформляется на бланке структурного
подразделения или на чистом листе
бумаги и может быть выполнена рукописным
способом, составляется в произвольной
форме, как правило, состоит из двух
частей:
Причины
(мотивы) должны быть убедительными и
четкими. Указанные сведения при
необходимости проверяются, и по
результатам проверки выносится
соответствующее заключение.
В
зависимости от важности освещаемого
вопроса объяснительные записки могут
храниться от одного года до 5 лет.
Объяснительные
записки в целом составляются и оформляются
так же, как и докладные записки, за
исключением наименования документа
(ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА). Объяснительная
записка подписывается составителем.
Датой записки является дата ее подписания.
Формуляр
внешней объяснительной записки
Текст
объяснительной записки должен быть
убедительным, содержать неопровержимые
доказательства, четкие разъяснения.
Служебная
записка – документ, по назначению
близкий докладной записке, но составляемый
работником или руководителем подразделения
на имя руководителя или специалиста
другого подразделения. Служебные записки
составляются по вопросам
материально-технического, информационного,
организационного, хозяйственного
обеспечения и др.
Несмотря
на то, что нормативными и методическими
документами по документационному
обеспечению НЕ предусмотрено использование
в деятельности организации служебных
записок, практика показывает, что этот
вид документа используется очень широко
и, более того, часто полностью заменяет
собой докладную и объяснительную
записки.
Сотрудники,
составляющие документы, порой затрудняются
определить, как можно назвать составленный
ими документ. В таких случаях, чтобы не
создавать себе лишние трудности,
документы, которыми они обмениваются
между собой или предоставляются
руководству, называют служебными
записками. Служебная записка, если и
имеет право на существование, то как
документ, осуществляющий коммуникативные
связи на одном уровне управления. Можно
сказать, что служебные записки – это
внутренняя переписка
между структурными подразделениями.
Большое их количество во всех современных
учреждениях и организациях объясняется
также особенностями сегодняшнего
времени
.
Те
вопросы, которые раньше решались
бездокументным образом, например, по
телефону или в устной беседе, в нынешней
обстановке решаются исключительно
путем обмена документами. Опыт показывает,
что в деятельности организаций (особенно
крупных организаций) могут возникнуть
ситуации, при которых информационные
связи между подразделениями необходимо
документировать. В таких случаях наиболее
подходящий для этого документ – служебная
записка.
Нежелание
и неумение сотрудников составлять
докладные и объяснительные записки
обусловлено также сформировавшимся
устойчивым мнением, что указанные
документы связаны либо с нарушением
трудовой дисциплины, либо другими
негативными ситуациями.
Служебная
записка оформляется на стандартном
листе бумаги и адресуется руководителю
структурного подразделения или иному
должностному лицу, оформляется аналогично
внутренней докладной записке, за
исключением наименования документа
(СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА).
Текст
служебной записки, как правило, состоит
из двух частей — обоснования (изложение
причин составления) и предложения,
просьбы, заявки и т.п.
Служебная
записка подписывается непосредственно
сотрудником или руководителем
подразделения.
Предложение
– разновидность докладной записки.
Содержит перечень конкретных предложений
по определенному вопросу (8 а).
Составляются
и оформляются предложения в целом
аналогично докладной записке. Отличием
является то, что предложения чаще всего
составляются по заданию руководства.
Указание руководителя о подготовке
предложений по какому-либо вопросу, как
правило, дается одновременно нескольким
или всем структурным подразделениям
организации.
Текст
документа может состоять из двух частей:
краткого обоснования — на основании
чего или в связи с чем составляется
предложение — и заключения – перечня
конкретных предложений. Первая часть
(обоснование) может отсутствовать, тогда
текст состоит из одной части – конкретных
предложений.
Предложения
составляются руководителями подразделений
или специалистами, подписываются
составителем и представляются руководству.
В органах власти и управления предложения
могут представляться в вышестоящие
органы, в компетенции которых находится
решение данного вопроса.
На
основе предложений готовятся планы,
программы, распорядительные документы
и др.
Представление
— документ, содержащий предложение о
назначении, перемещении или поощрении
работника учреждения. Представление
оформляется на стандартном листе бумаги
(8 б).
Текст представления содержит следующую
информацию:
Представление подписывается руководителем
подразделения и адресуется руководителю
организации.
Справка –
документ, подтверждающий какие-либо
факты или события. Справки бывают двух
видов:
1) справки, описывающие и
подтверждающие факты или события
производственной деятельности организации
— сопроводительная (препроводительная),
отчетно-аналитическая;
2) справки, удостоверяющие
юридический факт биографического или
служебного характера
.
1) Сопроводительные,
отчетно-аналитические справки,
как и докладные записки, могут быть
внешними и внутренними. В любом случае
они отражают основную (производственную)
деятельность организации:
Внешниесправки составляют по
указанию вышестоящей организации для
информации о выполнении планов, заданий,
поручений. Их представляют в установленные
сроки, оформляются на бланке для письма
или на специальном бланке (формата А4)
аналогично внешним докладным запискам.
Реквизитами внешних справок
являются:
Внешние справки составляются в 2-х
экземплярах: первый экземпляр отправляется
адресату, второй — подшивается в дело.
Такие справки подписываются руководителем
предприятия или его заместителем, а
если справка содержит сведения финансового
характера, она подписывается руководителем
и главным бухгалтером и заверяется
печатью.
Заголовокк тексту в справках по запросу других
организаций отвечает на вопрос «о
чем?» и указывает дату и период времени,
относящиеся к событиям, изложенным в
справке:
О комплектовании
книжных фондов в первом полугодии 2008
г.
О текучести
кадров за сентябрь 2008 г.
О текучести
кадров за период с 1 ноября 2007 г. по 1
ноября 2008 г.
Об использовании
работников за первое полугодие 2008 г.
Об организации
авиаперевозок туристов по состоянию
на 01.07.2008
Реквизит «Адресат» на внешних справках
размещается в правом верхнем углу. Текстсправки, как правило, состоит из двух
частей.
В первой части излагаются факты,
послужившие основанием или поводом для
ее составления.
Во второй частиприводятся
конкретные сведения, отражающие существо
вопроса. Если справка даётся по нескольким
вопросам, то её текст делят на разделы,
которые нумеруются арабскими цифрами.
Справки, имеющие цифровые показатели,
могут быть оформлены в виде таблицы.
Выводов и предложений, в отличие от
докладной записки, в справке не приводят.
Внутренниесправки составляются
по указанию руководства организации,
представляются руководителю организации
или на рассмотрение коллегиального
органа, оформляются на бланке структурного
подразделения или на стандартном листе
бумаги формата А4 аналогично внутренней
докладной записке. Справки, составленные
для руководителя организации, подписывает
составитель.
2) Справки, удостоверяющие
юридический факт биографического или
служебного характера
чаще всего составляются о:
Руководство предприятия обязано выдавать
по просьбе сотрудника справку о работе
в данной организации с указанием
специальности, должности, квалификации,
времени работы и размера заработной
платы.
В большинстве случаев в
тексте справки с места работы отражаются
следующие сведения: фамилия, имя, отчество
(полностью) работника, его должность
или профессия. Иногда в справке требуется
указать размер заработной платы. Такие
справки подписываются двумя лицами –
руководителем и главным бухгалтером
или руководителем и заведующим отделом
кадров, заверяются печатью организации.
Текст справки начинается
с указания в именительном падеже фамилии,
имени, отчества (полностью) лица, о
котором даются сведения. Справка
может содержать указание о том, в течение
какого срока она действительна.
Количество экземпляров каждой справки
регламентируется. Каждая справка
выдается сотруднику однократно в течение
срока ее действия. В исключительных
случаях (при утрате, при непригодности
для дальнейшего использования, при
изменении анкетных данных) справка
может быть выдана повторно.
Справка с места работы,
как правило, оформляется на общем или
трафаретном бланке. На практике
используются две формы. В одной из них
адресат смещен в конец текста и
выражается в формулировке:
Выдана
для представления в _______________________________
Выдана
по месту требования.
Образец
справки с места работы
Ул. Зеленина, 25,
07.08.2008 № 25
Семенов Иван Николаевич работает
дизайнером отдела рекламы ООО «Рассвет»
с окладом 5000 (пять тысяч) рублей с
10.04.2008 г.
Выдана для представления в отдел
социального обеспечения.
Директор Личная
подпись О. Н. Гладков
Главный бухгалтер Личная
подписьВ. А. Савельева
В другой форме указание на место выдачи
справки может быть оформлено реквизитом
«Адресат» в правом верхнем углу.
Образец
справки с места работы
Наименование организации
Место представления справки
Леонтьева
Оксана Анатольевна работает экономистом
отдела маркетинга в ООО «Комета» с
окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей
в месяц.
Действительна
в течение 10 дней со дня выдачи.
Генеральный
директор Личная подпись В. Л. Грачев
Главный бухгалтер Личная
подписьР. Т. Пономарева
В справке проставляется регистрационный
номер по книге выдачи справок, при этом
для справок, изготовленных в нескольких
экземплярах, номер экземпляра проставляется
через дробь — № 138/2.
Справки выдаются без оставления копий,
кроме случаев, когда это диктуется
соображениями служебного характера.
Сводка –
документ, представляющий собой обобщенные
данные по одному вопросу (сводка
предложений, сводка замечаний, сводка
требований и т.д.).
В сводке представлена информация из
различных источников по определенной
теме. В сводке допускается приводить
сведения об источниках информации,
перечислять и давать характеристику
фактическому материалу по одному или
нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же
правилам, что и докладная записка,
справка и др. информационно-справочные
документы.
Текст сводки допускается оформлять в
виде таблицы. Сводка подписывается
составителем, а при ее направлении в
другую организацию – руководителем.
Перечень
– документ, содержащий систематизированное
перечисление предметов, лиц, объектов
или работ, составленный в целях
распространения на них определенных
норм или требований.
Перечень оформляется на
общем бланке организации. Текст печатается
в виде таблицы.
Перечни подписываются
должностными лицами, составившими их.
Отдельные разновидности перечней
требуют утверждения руководителем
организации или вышестоящим органом.
Порядок составления и форма
конкретных разновидностей перечней
регламентируется соответствующими
инструкциями, указаниями, методическими
документами.
Список –
документ, содержащий перечисление лиц,
предметов, объектов в определенном
порядке.
Списки, как правило,
составляются в целях регистрации или
информирования. Оформляются по тем же
правилам, что и перечни.
Текст списка чаще всего
излагается в табличной форме. Список
подписывается должностным лицом,
составившим его, при необходимости –
руководителем организации
.
Заключение
– документ, содержащий мнение, выводы
организации, комиссии или специалиста
по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты
положений, постановлений, инструкций,
на научные работы (отчеты, статьи,
диссертации, и пр.), проекты стандартов
и т.п.
Заключение должно иметь заголовок с
указанием названия документа или
вопроса, на который оно подготовлено.
Текст заключения состоит
из двух частей. В первой части дается
краткое изложение существа вопроса,
анализ основных положений или предложений
и общая оценка документа или вопроса.
Во второй части излагаются конкретные
замечания по существу вопроса или
документа, выводы и предложения. Эта
часть текста заключения может состоять
из отдельных пунктов, нумеруемых
арабскими цифрами.
Заключение оформляется на стандартном
листе бумаги и подписывается специалистом
или группой специалистов – его
составителей. При направлении в другое
учреждение составляется сопроводительное
письмо, подписанное руководителем.
